গ্রাহকের বিরোধ খুলুন ও মেটান

গ্রাহক "দাম ভুল" বা "অর্ধেক পণ্য নষ্ট এসেছে" বললে ইনভয়েসে বিরোধ খুলুন। খোলা থাকলে ওই অঙ্কে অনুস্মারক ও ঊর্ধ্বতন ব্যবস্থা নেই; বাকি দেনা অনুসরণ হয়।

শুরু করার আগে

• পূর্ণ Collections-এ বিরোধ আছে; Essentials-এ খুলুন বোতাম নিষ্ক্রিয়।
• Collections: কেসে কাজ (নোট, প্রতিশ্রুতি, অনুস্মারক, বিরোধ) লাগে। ক্রেডিট নোট বা অবলোপনে Books-এর বিক্রয় নথি ও পেমেন্ট পরিচালনা করুন-ও লাগে।

ধাপ

বিরোধ খুলুন

1. গ্রাহকের কেস খুলুন।
2. খোলা ইনভয়েস-এ সংশ্লিষ্টগুলো টিক দিন। আংশিক বিরোধে বিরোধের অঙ্ক লিখুন; পুরো খোলা অঙ্কে খালি রাখুন।
3. বিরোধ খুলুন খুলুন।
4. কারণ নিন: দাম, পরিমাণ বা কম ডেলিভারি, ক্ষতিগ্রস্ত, অর্ডার হয়নি, দুবার বিল, কর, কম পেমেন্ট বা অন্য।
5. তদন্তের দায়িত্বপ্রাপ্ত ও উত্তরের নির্ধারিত দিন নিন।
6. গ্রাহকের কথার নোট দিন।
7. খুলুন নিন। ইনভয়েস ও কেস বিরোধাধীন হয়।

বিরোধ মেটান

1. Collections → বিরোধ (বা কেসের বিরোধ অংশ) খুলুন।
2. খুঁজুন। দেরি মানে নির্ধারিত দিন পেরিয়েছে।
3. কীভাবে শেষ-এ নিন:
   • ক্রেডিট নোট: অঙ্কের Books ক্রেডিট নোট সঙ্গে সঙ্গে বিরোধের ইনভয়েসে প্রয়োগ;
   • বদলানো বা আবার ডেলিভারি: পণ্য ঠিক হয়েছে, অঙ্ক আবার দেনা;
   • কারণসহ প্রত্যাখ্যাত: ইনভয়েস বহাল; কারণের নোট লাগে;
   • অবলোপন: বিরোধের অঙ্ক অবলোপন করুন দেখুন।
4. ক্রেডিট নোট বা অবলোপন কম হলে অঙ্ক দিন।
5. নোট দিয়ে সমাধান করুন নিন।

জেনে রাখা ভালো

• শুধু বিরোধের অঙ্ক অপেক্ষা করে। অনুস্মারক বিরোধের ইনভয়েস বাদ দেয়; অন্যগুলো স্বাভাবিক অনুস্মারক ধারা চলে। তদন্তে স্টেটমেন্টে ইনভয়েস স্থগিত দেখায়।
• কম পেমেন্ট। কম ব্যাংক পেমেন্ট মেলানোর সময় একই ধাপে পার্থক্যে কম পেমেন্ট বিরোধ খোলা যায়।
• পোর্টাল থেকে। গ্রাহক পোর্টালে বিরোধ করতে পারেন। পূর্ণ Collections-এ তাঁর কারণসহ কেসে খোলে (পোর্টাল অনুরোধের উত্তর দিন দেখুন)।
• দেরির বিরোধ আজ-এ আসে ও মালিক এক সতর্কতা পান।
• ক্রেডিট নোট আসল Books নথি, অন্যটির মতো নম্বর ও পোস্টিং হয় (ক্রেডিট নোট ও অর্থফেরত দেখুন)।
• কারণের প্রতিবেদন। Collections প্রতিবেদন কারণভিত্তিক সংখ্যা, অঙ্ক ও সমাধানে লাগা দিন গোনে।