অনুস্মারক ধারা সেট করুন

ধারা বলে অপরিশোধিত ইনভয়েসে কী ও কখন জানাবেন: আগে বন্ধুত্বপূর্ণ, পরে দৃঢ়, শেষে শেষ বার্তা। প্রতি দলের নিজস্ব ধারা এবং প্রতি বার্তায় স্টেটমেন্ট লিংক।

শুরু করার আগে

• Collections: সেটিংস ও অনুস্মারক ধারা লাগে।
• আগে Collections সেটিংস-এ কীভাবে দেবেন লিখুন; বার্তায় দেখায়।

ধাপ

1. Collections → অনুস্মারক ধারা খুলুন।
2. দল নিন: নতুন গ্রাহক, মূল গ্রাহক, সরকার বা অন্য সবাই। কেসের গ্রাহক দল-এ ঠিক হয়।
3. নাম দিয়ে সক্রিয় টিক দিন।
4. প্রতি ধাপে দিন, প্রাপ্য দিনের পরে বা আগে, সুর (বন্ধুত্বপূর্ণ, দৃঢ়, শেষ) ও মাধ্যম (ইমেল, WhatsApp, কলের কাজ) দিন। সর্বোচ্চ আট ধাপ; বাদ দিতে খালি রাখুন।
5. এরপর প্রতি (দিন, 0 = না), প্রতি ইনভয়েসে সর্বোচ্চ অনুস্মারক ও চাইলে শুধু এর ওপরে (অঙ্ক) দিন।
6. সংরক্ষণ করুন নিন।
7. ওপরে সুর ও ভাষা বেছে পূর্বরূপ নিয়ে গ্রাহকের বার্তা পড়ুন।
8. সব দল ঠিক হলে Collections সেটিংস-এ স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক পাঠান টিক দিন।

এরপর কী হয়

• Kluvan-এর পাঠানোর সুরক্ষায় ইমেল নিজে যায়, বন্ধের লিংকসহ।
• WhatsApp অপেক্ষা করে আজকের আমার সংগ্রহ → WhatsApp-এ পাঠাতে হবে-তে। ব্যক্তি নিজের WhatsApp-এ খুলে পাঠিয়ে পাঠানো চিহ্নিত করেন। Kluvan নিজে পাঠায় না।
• কলের কাজ সময়রেখায় সংগ্রহকারীর কল করতে হবে দেয়।
• পরিকল্পনার কিস্তি নিজস্ব দিনের আগে-পরে আলাদা অনুস্মারক পায়।

জেনে রাখা ভালো

• যা থামায়। বিরোধের ইনভয়েস, অপেক্ষার প্রতিশ্রুতি, পরিকল্পনা, স্থগিত কেস, অনুস্মারক না চাওয়া গ্রাহক, সর্বনিম্নের নিচে অঙ্ক বা সর্বনিম্ন ব্যবধানে পাঠানো বার্তা। ইমেল ও ফোন দুটোই না থাকলে কিছু যায় না।
• দিনে এক বার্তা। সর্বোচ্চ এক অনুস্মারক। নিজের দিনে বা বাদ গেলে পরের তিন দিনের মধ্যে, নীরব সময়ে নয়। পাঠানোর আগে সংরক্ষিত হয় যাতে দুই কর্মী দুবার না পাঠান।
• সর্বদা ভদ্র। দেনা সংগ্রহের নিয়ম দেশভেদে; নম্র ভাষা ও উপদেষ্টার যাচাই নিন।
• খাতার নিজস্ব অনুস্মারক। সেটিও চালু থাকলে দুটো থেকে পেতে পারেন। এক জায়গা নিন; খাতা ও Collections দেখুন।
• পরে গ্রাহক দিয়েছেন কি না Collections প্রতিবেদন-এ।