设置提醒序列

提醒序列决定客户何时收到未付发票提醒及其措辞：到期前友好提示，逾期后更严肃，最后为最终提醒。每个客户组有自己的序列，每条消息包含客户对账单链接。

开始之前

• 需要 Collections: settings and reminder sequences。
• 先在催收设置填写 How to pay，提醒会显示。

步骤

1. 打开 Collections → Reminder sequences。
2. 找到要设置的组：New customers、Key accounts、Government 或 Everyone else。客户所属组在个案 Customer group 指定。
3. 填序列 Name 并勾选 Active。
4. 每步填写 Days，选择 after the due day 或 before the due day，选择 Tone（Friendly、Firm 或 Final），勾选 Channels：E-mail、WhatsApp 或 A call task。最多八步，空行跳过。
5. 设置 Then repeat every (days, 0 = no)、At most reminders per invoice，并可设置 Only above (amount)。
6. 选择 Save。
7. 顶部选择 Tone 和 Language，选择 Preview 查看客户实际收到的文字。
8. 各组文字确认后，打开 Collections settings 并勾选 Send reminders automatically。

接下来发生什么

• 邮件自动发送，经过 Kluvan 发送控制，并带退订链接。
• WhatsApp 消息等待人工发送，位于 My collections today → To send on WhatsApp。人员逐条打开、从自己的 WhatsApp 发送，再标为 Sent。Kluvan 不代发。
• A call task 在个案时间线为催收人添加 Call to make。
• 分期付款在各期到期前后有独立提醒。

注意事项

• 阻止提醒的情况。 发票有争议、承诺等待中、付款计划、个案暂停、客户要求不提醒、低于最低金额，或距上条消息不足最小间隔。无邮箱和电话的客户不收到提醒。
• 每日最多一条。 步骤在指定日发送，错过可在之后三天内补发，始终避开安静时段。发送前会领取提醒任务，避免两个执行者重复发送。
• 始终礼貌。 债务催收规则因国家而异，保持温和并向顾问确认。
• 赊账簿有独立提醒。 两者都启用时可能重复联系。请选择一个地方提醒，见赊账簿和催收。
• 提醒后是否付款可在催收报表查看。