Configurer les séquences de rappels

Une séquence de rappels définit ce qu'un client reçoit au sujet d'une facture impayée, et quand : un mot aimable avant l'échéance, un plus ferme après, un dernier à la fin. Chaque groupe de clients a sa propre séquence, et chaque message contient le lien du relevé du client.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Recouvrement : paramètres et séquences de rappels.
• Remplissez d'abord Comment payer dans les paramètres de Recouvrement ; les rappels l'affichent.

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Séquences de rappels.
2. Trouvez le groupe à configurer : Nouveaux clients, Grands comptes, Administration ou Tous les autres. Le groupe d'un client se choisit sur son dossier, sous Groupe de clients.
3. Donnez un Nom à la séquence et cochez Actif.
4. Pour chaque étape, saisissez les Jours, choisissez après la date d'échéance ou avant la date d'échéance, choisissez le Ton (Aimable, Ferme ou Dernier rappel) et cochez les Canaux : E-mail, WhatsApp ou Une tâche d'appel. Vous pouvez avoir jusqu'à huit étapes ; laissez une ligne vide pour l'ignorer.
5. Réglez Puis répéter tous les (jours, 0 = non), Rappels maximum par facture et, si vous le souhaitez, Uniquement au-dessus de (montant).
6. Sélectionnez Enregistrer.
7. En haut de la page, choisissez un Ton et une Langue et sélectionnez Aperçu pour lire le message tel qu'un client le recevrait.
8. Quand tous les groupes se lisent bien, ouvrez Paramètres de recouvrement et cochez Envoyer les rappels automatiquement.

Et ensuite

• Les e-mails partent tout seuls, à travers la protection d'envoi de Kluvan, avec un lien pour les arrêter.
• Les messages WhatsApp attendent dans À envoyer sur WhatsApp, dans Mon recouvrement du jour. Une personne ouvre chacun, l'envoie depuis son propre WhatsApp et le marque Envoyé. Kluvan n'envoie pas de messages WhatsApp à votre place.
• Une tâche d'appel place un Appel à passer dans la chronologie du dossier pour l'agent de recouvrement.
• Les échéances d'un échéancier ont leurs propres rappels avant et après le jour de chaque échéance.

Bon à savoir

• Ce qui arrête une étape. Une facture en litige, une promesse en attente, un échéancier, un dossier en suspens, un client qui a demandé à ne pas être relancé, un montant sous votre minimum, ou un message envoyé dans votre écart minimal. Un client sans e-mail ni téléphone ne reçoit rien.
• Un message par jour. Un client reçoit au plus un rappel par jour. Une étape part le jour prévu, ou dans les trois jours suivants si un jour a été manqué, et jamais pendant les heures de silence. Chaque rappel est réservé avant d'être envoyé : deux processus ne l'envoient donc jamais deux fois.
• Toujours courtois. Les règles de recouvrement varient selon les pays ; gardez des mots modérés et vérifiez auprès de votre conseiller.
• Le carnet de crédit a ses propres rappels. Si vous avez aussi activé les rappels quotidiens du carnet de crédit, un client peut être relancé par les deux. Choisissez un seul endroit pour relancer les clients ; voir le carnet de crédit et Recouvrement.
• Les paiements faits après un rappel apparaissent dans les rapports de recouvrement.