Noter une promesse de paiement dans le carnet de crédit

Chaque client du carnet de crédit a une page de compte : ce qui reste à payer, ce que vous vous êtes dit et ce qu'il a promis. Les notes et les promesses tiennent toute l'équipe informée et suspendent les rappels du carnet de crédit tant qu'un client tient parole.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Crédit : qui doit, enregistrer les paiements.
• Vous travaillez dans l'espace Recouvrement ? Enregistrez plutôt la promesse sur le dossier (voir enregistrer une promesse sur un dossier).

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Carnet de crédit et sélectionnez le nom du client.
2. Lisez les vignettes : Dû à vous (ou En votre faveur), En retard avec les jours de retard, les conditions du client, et Promis pour le quand une promesse est ouverte.
3. Vérifiez Reste à payer : chaque montant ouvert avec sa date, son jour d'échéance et ce qui est Reste à payer. Les lignes en retard sont signalées.
4. Pour noter une conversation, saisissez-la sous Ajouter une note (un appel, une visite) et sélectionnez Enregistrer. Par exemple : "Appelé, fera le virement jeudi."
5. Pour enregistrer une promesse, allez à A promis de payer le, choisissez le Jour et saisissez un Montant si le client en a indiqué un. Laissez le montant vide s'il a promis de payer le solde. Ajoutez une Note si utile.
6. Sélectionnez Enregistrer.
7. Sous Contact, vérifiez l'E-mail pour les relevés et rappels du client et la langue de ses messages. Modifiez-les si nécessaire et sélectionnez Enregistrer.
8. Faites défiler jusqu'à Historique pour voir chaque rappel, note, promesse, lien de relevé et paiement, avec son auteur.

Bon à savoir

• Une promesse suspend les rappels jusqu'à sa date. Elle est Tenue quand les paiements reçus depuis son enregistrement atteignent le montant promis (tout paiement compte si aucun montant n'a été indiqué) ; la promesse est alors levée et le rythme des rappels reprend à partir de ce jour.
• Une promesse non tenue revient. Quand la date passe sans paiement, le client reçoit un rappel ferme, même s'il a déjà reçu le nombre maximal de rappels que vous autorisez. La liste des rappels l'indique par Date promise dépassée.
• Une promesse par client, pas par facture. Une nouvelle promesse remplace celle qui est ouverte. Les dossiers de Recouvrement peuvent porter une promesse sur des factures choisies.
• Aucun rappel pour un client. Sous Contact, cochez Pas de rappels pour ce client (à sa demande ou à la vôtre), ou Pas d'e-mails (à la demande du client) pour arrêter seulement les e-mails. Le carnet affiche le client avec un badge Sans rappels.
• Conditions par client. Un responsable peut donner à un client ses propres conditions (délai de paiement en jours) sur cette page. Laissez la case vide pour appliquer les conditions de votre organisation.
• Depuis cette page, vous pouvez aussi envoyer un rappel sur WhatsApp, créer un lien de relevé et encaisser un paiement : voir partager un relevé et enregistrer un paiement.