Enregistrer un paiement ou un chèque sur un dossier

Quand un client paie, enregistrez-le sur son dossier. Kluvan crée un reçu Comptabilité, solde les factures que vous avez cochées (ou les plus anciennes d'abord) et met à jour en même temps le dossier, la balance âgée et le relevé.

Avant de commencer

• Il vous faut Recouvrement : traiter les dossiers (notes, promesses, rappels, contestations) et, dans Comptabilité, Gérer les documents de vente et les reçus. Sans les deux, les sections de paiement ne s'affichent pas.

Étapes

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez le dossier du client.
2. Sous Factures ouvertes, cochez les factures que le paiement règle. Laissez-les décochées pour régler les plus anciennes d'abord.
3. Ouvrez Enregistrer un paiement.
4. Saisissez le Montant et choisissez Payé par : Espèces, Virement bancaire, Carte, Chèque ou Autre.
5. Choisissez le Jour du paiement et saisissez une Référence s'il y en a une, par exemple le numéro du virement.
6. Sélectionnez L'enregistrer dans Comptabilité.

Enregistrer un chèque

1. Sur le dossier, ouvrez Un chèque reçu.
2. Saisissez le Montant, le Numéro du chèque, la Banque et la Date du chèque.
3. Sélectionnez Enregistrer le chèque. Un reçu Comptabilité par chèque est créé et le chèque apparaît sous Chèques comme En attente d'encaissement.
4. Quand la banque le paie, sélectionnez Encaissé.
5. S'il revient impayé, saisissez le Motif et sélectionnez Impayé.

Bon à savoir

• Un reçu, jamais deux. Chaque paiement devient exactement un reçu Comptabilité, même après un double clic ou une connexion lente. Un reçu peut solder jusqu'à 12 factures dans la même devise.
• Tout excédent reste sur le reçu comme crédit du client et apparaît sur le dossier.
• Un chèque impayé annule son reçu par une écriture comptable, rouvre les factures, fait passer le dossier à Escaladé, prévient l'agent de recouvrement et place le chèque dans les paiements échoués et non rapprochés.
• Promesses et échéanciers suivent. Les paiements sur des factures promises comptent pour la promesse ; les paiements sur des factures d'un échéancier règlent ses échéances de la plus ancienne à la plus récente.
• Le même reçu partout. Un paiement encaissé dans le carnet de crédit, par lien de paiement ou par rapprochement d'une ligne bancaire devient lui aussi un seul reçu Comptabilité ; Comptabilité, le carnet de crédit et Recouvrement affichent donc le même solde. Voir le carnet de crédit et Recouvrement.
• Comptabilité refuse ? Si la période comptable est clôturée ou si la devise ne correspond pas, le paiement n'est pas enregistré et la page en indique la raison (voir les reçus Comptabilité).