Enregistrer une promesse de paiement sur un dossier

Quand un client dit "je paierai jeudi", enregistrez-le sur son dossier. Les rappels sont suspendus tant que la promesse est en attente, votre équipe la voit dans la liste de travail, et Kluvan vérifie les paiements pour vous le jour venu.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Recouvrement : traiter les dossiers (notes, promesses, rappels, contestations).

Étapes

1. Ouvrez le dossier du client depuis Recouvrement → Mon recouvrement du jour.
2. Sous Factures ouvertes, cochez les factures concernées par la promesse. Laissez-les toutes décochées pour prendre les plus anciennes d'abord.
3. Ouvrez Promesse de paiement.
4. Saisissez le Montant promis par le client.
5. Choisissez le jour dans Pour le.
6. Dans Moyen, choisissez où la promesse a été faite : Appel téléphonique, WhatsApp, E-mail ou Portail client.
7. Ajoutez une Note si utile, par exemple "fera le virement depuis le compte de la société".
8. Sélectionnez Enregistrer la promesse. Le dossier passe à Promis et les factures sont marquées Promis.
9. Lisez Promesses de paiement plus bas dans le dossier : chaque promesse avec son jour, son montant, Payé depuis, Statut et son auteur. Sélectionnez Annuler sur une promesse en attente qui ne tient plus.

Comment se termine une promesse

Bon à savoir

• Le jour peut aller d'aujourd'hui jusqu'à six mois plus tard, et le montant doit être supérieur à zéro.
• Jours de grâce. Kluvan attend les Jours de grâce après la date promise réglés dans les paramètres de Recouvrement avant de déclarer une promesse partiellement tenue ou non tenue.
• Les rappels sont suspendus pour un client ayant une promesse en attente et reprennent une fois celle-ci terminée.
• Notée une seule fois. Une promesse tenue, partiellement tenue ou non tenue est inscrite une seule fois dans la chronologie, même si deux personnes ou deux serveurs la vérifient au même moment. Une promesse non tenue apparaît dans Aujourd'hui et comme alerte du dirigeant.
• Prise en compte dans les rapports. La part des promesses tenues apparaît dans la vue d'ensemble et dans les rapports de recouvrement.
• Depuis le portail. Un client peut promettre une date de paiement sur une facture dans votre portail. Avec Recouvrement activé, la promesse arrive sur son dossier comme une promesse prise au téléphone (voir répondre aux demandes du portail).
• Le carnet de crédit garde sa propre promesse, plus simple (une par client) ; voir noter une promesse dans le carnet de crédit.