Traiter la file des dossiers

Chaque client ayant une facture de Comptabilité ouverte possède un dossier. La vue d'ensemble donne les sommes dues et leur retard ; Mes recouvrements aujourd'hui liste les dossiers à traiter ; Ancienneté répartit les dettes de chaque client par retard.

Avant de commencer

• Recouvrement doit être activé : voir Activer Recouvrement.
• Vous devez avoir Recouvrement : voir les dossiers. Pour voir tous les agents, il faut Recouvrement : voir les dossiers de tous les agents ; sans Recouvrement : voir les montants, les montants sont remplacés par un tiret.

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Vue d'ensemble. Lisez Total dû, avec nombres de clients et factures, En retard, Contesté, Mes dossiers aujourd'hui et, si vous rapprochez les paiements, Paiements échoués et non rapprochés.
2. Consultez Ancienneté et Chiffres clés : DSO (jours), Encaissé ce mois-ci, Promesses tenues et Dossiers ouverts. Sélectionnez une tranche d'ancienneté pour voir ses clients.
3. Choisissez Mes recouvrements aujourd'hui dans la barre latérale.
4. Avec le droit de voir l'équipe, choisissez Mes dossiers ou Dossiers de l'équipe sous Afficher. Filtrez éventuellement le Statut, puis cochez À faire aujourd'hui pour les prochaines actions du jour. Sélectionnez Afficher.
5. Lisez chaque ligne : Client, Statut, En retard, Jours de retard, Prochaine action, Promesse et Agent de recouvrement. Les dossiers du jour sont mis en évidence ; Suspendu signale l'absence de rappels.
6. Ouvrez le client : voir Traiter le dossier d'un client.
7. Sous la liste, À envoyer sur WhatsApp contient les rappels manuels. Choisissez Ouvrir WhatsApp, envoyez depuis votre WhatsApp, puis Envoyé. Choisissez Ignorer pour un rappel à ne pas envoyer.
8. Pour la vue complète, ouvrez Ancienneté. Filtrez par Recherche, Agent de recouvrement ou Ancienneté, puis Afficher. CSV télécharge la liste filtrée.

Bon à savoir

• États des dossiers. Nouveau, En cours, Promesse, Promesse non tenue, Contesté, Échéancier, Transmis, Transmis au juridique et Clôturé. Kluvan change l'état lorsqu'une promesse est faite ou manquée, qu'un échéancier commence ou échoue, ou que tout est payé. Vous pouvez définir vous-même Nouveau, En cours, Contesté, Transmis ou Transmis au juridique.
• L'ancienneté suit l'échéance propre à chaque facture de Comptabilité. Les montants contestés sont séparés et ne sont pas relancés.
• Aujourd'hui. Promesses du jour ou manquées, vos dossiers, litiges hors délai et problèmes de paiement apparaissent aussi dans Aujourd'hui. La fiche client liste son dossier parmi les liens.
• Alertes du propriétaire. Une alerte unique signale une promesse manquée, le passage prochain à une autre tranche d'ancienneté, un paiement bancaire restant non rapproché ou un litige en retard : voir Alertes du propriétaire.
• Les agents existent seulement dans Recouvrement complet. Dans Recouvrement Essentiel, tous les dossiers sont visibles par toute personne autorisée à consulter Recouvrement.