Activer Recouvrement et choisir ses paramètres

Recouvrement travaille sur vos factures Comptabilité. Une fois l'app activée, chaque client ayant une facture ouverte reçoit un dossier. Rien n'est envoyé aux clients tant que vous n'activez pas les rappels automatiques : vous pouvez donc d'abord faire le tour.

Avant de commencer

• Comptabilité doit être activée et configurée. Sans elle, Recouvrement affiche un bandeau qui vous renvoie vers Comptabilité.
• Activez Recouvrement dans Paramètres → Applications (voir choisir vos apps). Vous devez être le propriétaire ou un responsable.
• Pour modifier les paramètres, il vous faut le droit Recouvrement : paramètres et séquences de rappels. Les responsables ont tous les droits de Recouvrement ; donnez aux employés ceux dont ils ont besoin dans Équipe (voir rôles et droits).

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Paramètres de recouvrement.
2. Sous Rappels, laissez Envoyer les rappels automatiquement désactivé pour l'instant. Réglez Silence à partir de et Silence jusqu'à (par exemple de 21:00 à 09:00) et Envoyer depuis, l'heure la plus tôt à laquelle les messages partent.
3. Réglez Jours minimum entre deux messages, Messages maximum par passage et, si vous le souhaitez, Aucun rappel en dessous de (montant) pour laisser tranquilles les petits soldes.
4. Cochez les canaux : E-mail, WhatsApp, et Informer le propriétaire de ce qui attend pour un rappel quotidien.
5. Sous Balance âgée, saisissez les Limites des tranches en jours de retard, par exemple 30,60,90.
6. Sous Paiements, réglez Plus petit paiement partiel par lien, les deux tolérances de rapprochement, Un paiement devient un problème après (jours non rapproché), Jours de grâce après la date promise et Jours de grâce pour une échéance.
7. Dans Comment payer (affiché sur les relevés et les rappels), écrivez vos coordonnées bancaires ou d'autres moyens de paiement, tels que les clients doivent les lire.
8. Sous Agents de recouvrement, choisissez comment Un nouveau dossier reçoit un agent : Manuellement, À tour de rôle entre les agents de recouvrement ci-dessous ou Les gros montants à un agent, le reste à tour de rôle. Cochez les agents, et réglez Gros montant à partir de, Agent des gros montants et Qui traite les problèmes de paiement.
9. Sélectionnez Enregistrer.
10. Configurez vos séquences de rappels. Quand elles se lisent bien, revenez cocher Envoyer les rappels automatiquement.

Bon à savoir

• Au rythme voulu, jamais en masse. Les rappels partent un client à la fois, quelques-uns à chaque passage, jamais pendant les heures de silence et jamais deux fois dans la journée. Les heures de silence suivent le fuseau horaire de votre organisation.
• Recouvrement Essentiel (dans Service Business) n'a ni agents de recouvrement, ni litiges, ni rapprochement des paiements : la carte Agents de recouvrement est grisée, et chaque utilisateur autorisé à voir Recouvrement voit tous les dossiers.
• Les passages en perte ne demandent aucune approbation tant que vous ne fixez pas de seuil. La ligne en haut de la page renvoie vers Studio → Seuils d'approbation ; voir passer en perte un montant contesté.
• Les règles sur les messages de recouvrement varient selon les pays. Les valeurs par défaut sont modérées. La fréquence à laquelle vous pouvez contacter un client, à quelles heures et avec quels mots relève de votre décision ; demandez conseil en cas de doute.
• Exécution immédiate. Dans Recouvrement → Vue d'ensemble, un responsable peut sélectionner Exécuter maintenant pour actualiser aussitôt les dossiers et, quand les rappels automatiques sont activés, envoyer ce qui est dû (toujours hors heures de silence).
• Ensuite : traiter la file des dossiers.