Activer le carnet de crédit et ses rappels

Le carnet de crédit liste les clients ayant un solde sur leur compte et possède son propre rythme de rappels. Rien ne s'affiche et aucun rappel ne part avant activation par un responsable. Il est inclus dans les formules avec Comptabilité, avec ou sans l'espace Recouvrement.

Avant de commencer

• Vous devez être responsable ou propriétaire ; les paramètres ne sont pas ouverts aux autres rôles.
• Si vous utilisez aussi Recouvrement, lisez d'abord Le carnet de crédit et Recouvrement : leurs rappels sont distincts.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Carnet de crédit.
2. Cochez Carnet de crédit et rappels. Le carnet, les rappels et le rapport apparaissent pour toute personne ayant Crédit : créances, enregistrer les paiements.
3. Sous Conditions et limites, saisissez Délai de paiement (jours) : nombre de jours après une charge au compte client avant qu'elle soit en retard. Chaque client peut ensuite avoir son propre délai.
4. Dans Comment les clients peuvent vous payer, écrivez compte bancaire, IBAN, app de paiement ou portefeuille exactement comme les clients doivent les voir. Ces détails s'impriment sur chaque relevé.
5. Sous Rappels, cochez Préparer les rappels chaque jour lorsque vous êtes prêt. Le réglage est initialement désactivé.
6. Réglez Jours avant l'échéance (0 = aucun), Le jour de l'échéance, En retard : tous les … jours et Arrêter après … rappels.
7. Facultatif : indiquez un minimum dans Seulement à partir de, pour ne pas relancer les petits soldes.
8. Réglez Les préparer à, heure de préparation de la liste, et les Heures de silence, par exemple de 21:00 à 09:00.
9. Sous Canaux, cochez WhatsApp, envoyé manuellement depuis vos téléphones, un appui par rappel, l'e-mail ou les deux.
10. Sous M'informer chaque jour, choisissez une note quotidienne Telegram, via le bot des alertes du propriétaire, ou par e-mail.
11. Facultatif : sous Vos propres mots (facultatif), rédigez un message pour chaque ton. Une case vide conserve le message poli intégré.
12. Sans adresse publique de l'organisation, la page en demande une en bas. Saisissez-la : les liens de relevés s'ouvriront à cette adresse.
13. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• Rythme des rappels. Un message amical part avant et le jour de l'échéance. En retard, le premier rappel est amical, les suivants fermes et le dernier, numéro N, final. Ensuite, rien d'autre n'est envoyé pour cette dette ; le compteur recommence lorsque le compte est payé.
• Les e-mails partent automatiquement aux clients ayant une adresse, avec un lien de désinscription. Les rappels WhatsApp attendent dans une liste pour envoi manuel ; Kluvan ne les envoie pas à votre place. Voir Envoyer les rappels du carnet de crédit.
• Rien n'est envoyé pendant les heures de silence, aux clients marqués Aucun rappel, ni avant le jour de leur promesse de paiement.
• Les échéances viennent de vos délais. Une somme est due à sa date d'inscription au compte plus le délai. Le carnet ne lit pas l'échéance écrite sur la facture de Comptabilité ; l'espace Recouvrement le fait. Voir Le carnet de crédit et Recouvrement.
• Restez courtois. Les règles de recouvrement diffèrent selon le pays ; consultez un conseiller en cas de doute.
• Vos textes peuvent utiliser {name}, {amount}, {due}, {link}, le lien du relevé, ainsi qu'un champ pour le nom de l'organisation. La page liste les champs au-dessus des cases.
• Ensuite : Voir les sommes dues dans le carnet.