Rapprocher les paiements bancaires des factures

Quand un client paie par virement, l'argent apparaît d'abord comme une ligne de votre relevé bancaire. Rapprocher les paiements liste les lignes entrantes que personne n'a encore rapprochées, avec le client et les factures que chacune règle le plus probablement. La confirmation crée un reçu Comptabilité et marque la ligne bancaire comme rapprochée en une seule étape.

Avant de commencer

• Importez d'abord votre relevé bancaire dans Comptabilité (voir importer un relevé bancaire).
• Il vous faut le droit Rapprocher les paiements et traiter ceux qui ont échoué. Le rapprochement fait partie de Recouvrement complet ; Recouvrement Essentiel ne l'inclut pas.

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Rapprocher les paiements. Chaque carte montre une ligne bancaire : le montant, le jour, le libellé et la référence de la banque, et depuis combien de jours elle est arrivée.
2. Lisez les suggestions sous la ligne. Chacune nomme un client, le degré de certitude de Kluvan (par exemple Sûr à 92%) et la raison : le montant, le nom du client ou le numéro de facture dans le libellé.
3. Vérifiez la répartition : chaque facture suggérée a une case de montant. Modifiez les montants si le paiement couvre les factures autrement.
4. Si le paiement est insuffisant, cochez la case Il manque … : ouvrez un litige pour paiement insuffisant pour garder l'écart visible sous forme de litige au lieu de le relancer.
5. Sélectionnez Confirmer sur la bonne suggestion.
6. Si aucune suggestion ne convient, ouvrez Un autre client, ou le garder en crédit, choisissez le Client et choisissez Payer d'abord les factures les plus anciennes ou Le garder comme crédit du client. Sélectionnez Confirmer.
7. Recommencez jusqu'à ce que la page indique Toutes les lignes bancaires entrantes sont rapprochées.

Bon à savoir

• Ce que Kluvan lit dans le libellé. Les numéros de facture écrits INV, فاتورة ou # suivis du numéro, en chiffres latins ou arabes-indiens, et le nom du client. Les petits écarts dans vos tolérances de rapprochement des paramètres de Recouvrement sont quand même rapprochés.
• Plus que les factures ? La carte indique combien reste en crédit du client ; ce montant reste sur le reçu comme crédit non imputé.
• Deux personnes en même temps. Si quelqu'un a rapproché la ligne pendant que vous la regardiez, Kluvan refuse le second rapprochement et vous demande de recharger ; une ligne n'est jamais rapprochée deux fois.
• Anciennes lignes. Une ligne toujours non rapprochée après Un paiement devient un problème après (jours non rapproché) passe dans les paiements échoués et non rapprochés, et le dirigeant reçoit une alerte.
• Le rapprochement propre à Comptabilité, dans Comptabilité → Banque et caisse, associe les lignes bancaires à ce qui est déjà enregistré ; le rapprochement ici crée aussi le reçu et solde les factures. Voir rapprocher les lignes bancaires.