Envoyer les rappels du carnet de crédit

Chaque jour, le carnet de crédit prépare les rappels à échéance. Les e-mails partent tout seuls. Les rappels WhatsApp attendent dans Rappels à envoyer, pour qu'une personne envoie chacun depuis son propre WhatsApp : un geste ouvre le message, prêt à partir.

Avant de commencer

• Le carnet de crédit et Préparer les rappels chaque jour doivent être activés (voir activer le carnet de crédit).
• Utilisez un téléphone ou un ordinateur où WhatsApp est installé et connecté avec le numéro de votre organisation.
• Les rappels propres à Recouvrement ont une liste WhatsApp séparée, dans Mon recouvrement du jour (voir configurer les séquences de rappels).

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Rappels à envoyer. La vignette À envoyer indique combien de rappels attendent et le montant qu'ils couvrent.
2. Lisez la première carte : le client, le montant, le ton (Aimable, Ferme ou Dernier rappel), depuis quand il est sur la liste, et le message lui-même.
3. Sélectionnez Envoyer sur WhatsApp. WhatsApp s'ouvre dans un nouvel onglet avec le message rempli, et le rappel est marqué comme envoyé.
4. Appuyez sur envoyer dans WhatsApp.
5. Si vous l'avez déjà envoyé autrement, sélectionnez plutôt Déjà envoyé.
6. Si le client a demandé quelques jours, sélectionnez Reporter de 3 jours.
7. Si le client a promis une date, ouvrez A promis de payer le…, choisissez le jour, saisissez un montant s'il en a indiqué un, et sélectionnez Enregistrer.
8. Si ce rappel ne doit pas partir, sélectionnez Ignorer.
9. Passez à la carte suivante. Quand la liste est vide, vous voyez Rien à envoyer pour le moment.
10. Faites défiler jusqu'à Fait aujourd'hui pour voir ce qui a été envoyé, par qui, et quels e-mails sont partis tout seuls.

Bon à savoir

• WhatsApp s'envoie à la main. Kluvan ouvre WhatsApp avec le message ; il n'envoie jamais de messages WhatsApp à votre place. Envoyez-les un par un.
• Heures de silence. Pendant vos heures de silence, les boutons WhatsApp attendent et une note indique quand ils reviennent.
• Générer la liste maintenant. Un responsable peut sélectionner Générer la liste du jour maintenant, par exemple le premier jour, ou quand Préparer les rappels chaque jour est désactivé et que vous voulez quand même la liste du jour.
• Ce qui reste sur la liste. Ce qui n'est pas fait reste jusqu'à deux semaines ; une journée chargée n'est donc pas perdue.
• Un rappel à la fois. Un client reçoit au plus un rappel par jour du carnet de crédit, et chaque rappel ne part qu'une fois, même si deux personnes ouvrent la liste en même temps. Si les rappels de Recouvrement sont aussi activés, le client peut être relancé par les deux ; voir le carnet de crédit et Recouvrement.
• Un seul client. Sur la page de compte d'un client, la carte Relancer montre le message qu'il recevrait et un bouton Envoyer sur WhatsApp, s'il a un numéro de téléphone et que Sans rappels n'est pas coché.
• La note quotidienne. Si vous l'avez choisie dans les paramètres, vous recevez une note par jour, par exemple "8 rappels sont prêts à envoyer aujourd'hui", par Telegram ou par e-mail.
• Voir le rapport du carnet de crédit pour savoir combien de clients ont payé après un rappel.