Traiter le dossier d'un client

Un dossier est la page d'un client dans Recouvrement : dettes facture par facture, actions de l'équipe et suites à donner. Travaillez de haut en bas : lisez, agissez, puis définissez la prochaine action.

Avant de commencer

• Vous devez avoir Recouvrement : traiter les dossiers (notes, promesses, rappels, litiges). Modifier l'agent nécessite aussi Recouvrement : attribuer les agents, disponible seulement dans Recouvrement complet.

Étapes

1. Ouvrez Recouvrement → Mes recouvrements aujourd'hui et choisissez le client.
2. Lisez Solde, En retard avec le nombre de jours, Contesté et Agent de recouvrement.
3. Consultez Factures ouvertes : chaque facture avec Échéance, montant Ouvert, Jours de retard et Marques — Contesté, Promis, Sur un échéancier.
4. Cochez les factures concernées par l'action. Sans sélection, les factures les plus anciennes sont traitées en premier.
5. Dans Un appel ou une note, choisissez Type — Appel, Note ou Message —, décrivez Ce qui s'est passé, fixez la Prochaine action, puis Ajouter.
6. Pour relancer maintenant, choisissez Envoyer un rappel sous Un rappel maintenant.
7. Sous Détails du dossier, modifiez Agent de recouvrement, Statut, Prochaine action, Groupe de clients, qui détermine la séquence des rappels, E-mail pour les rappels et Langue.
8. Cochez Suspendu (aucun rappel, aucune escalade) pendant une vérification, ou Aucun rappel (à la demande du client), Pas d'e-mails ou Pas de WhatsApp.
9. Sélectionnez Enregistrer.
10. Descendez à Chronologie pour voir appels, notes, rappels, promesses, paiements, litiges et modifications, avec leurs auteurs.

Actions d'un dossier

Sous les factures, chaque action s'ouvre sur place :

• Promesse de paiement : voir Enregistrer une promesse.
• Enregistrer un paiement et Un chèque reçu : voir Enregistrer un paiement sur un dossier.
• Ouvrir un litige : voir Ouvrir et résoudre un litige.
• Échéancier : voir Échelonner les factures.
• Lien de paiement : voir Envoyer un lien de paiement.
• Relevé : voir Partager un relevé de recouvrement.

Bon à savoir

• Un rappel maintenant envoie les sommes dues par e-mail et place le message WhatsApp dans la liste manuelle. Il ne part jamais pendant les heures de silence ni deux fois dans la journée. S'il ne peut rien envoyer, il précise pourquoi, par exemple absence d'e-mail et de téléphone.
• Lignes du compte, en haut, ouvre le relevé complet du compte ; Relevé ouvre celui de Recouvrement.
• Champs personnalisés. Ceux ajoutés aux dossiers dans Studio apparaissent en bas.
• Transformer une conversation en tâche de recouvrement dans la Boîte de réception ajoute une note Message au dossier et fait passer un nouveau dossier à En cours : voir Transformer une conversation en travail.
• Chaque modification reste dans la chronologie avec auteur et date.