گاہک کے کیس پر کام کریں

کیس وصولی میں ایک گاہک کا صفحہ ہے: انوائس بہ انوائس اس کے ذمے کیا ہے، آپ کی ٹیم نے کیا کیا، اور آگے آپ کیا کریں گے۔ اوپر سے نیچے کی طرف کام کریں: پڑھیں، کارروائی کریں، پھر اگلا کام طے کریں۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس وصولی: کیس پر کام (نوٹ، وعدے، یاد دہانیاں، تنازعات) کا اختیار ہونا چاہیے۔ وصولی والا بدلنے کے لیے وصولی: وصولی والے مقرر کریں بھی چاہیے (صرف مکمل وصولی میں)۔

مراحل

1. وصولی ← آج کی میری وصولی کھولیں اور گاہک منتخب کریں۔
2. ٹائلز پڑھیں: بیلنس، تاخیر کے دنوں کے ساتھ تاخیر میں، متنازعہ، اور وصولی والا۔
3. کھلے انوائسز پڑھیں: ہر انوائس اپنی واجب تاریخ، جو باقی ہے، تاخیر کے دن اور اپنے نشان کے ساتھ (متنازعہ، وعدہ کیا، منصوبے میں)۔
4. جن انوائسز پر کارروائی کرنی ہے انہیں نشان زد کریں۔ کچھ نشان زد نہ ہو تو کارروائی سب سے پرانے انوائسز پہلے لیتی ہے۔
5. جو ہوا وہ درج کرنے کے لیے کال یا نوٹ پر جائیں، قسم چنیں (کال، نوٹ یا پیغام)، کیا ہوا لکھیں، اگلا کام کا دن چنیں اور شامل کریں منتخب کریں۔
6. گاہک کو ابھی یاد دلانے کے لیے ابھی یاد دہانی کے نیچے یاد دہانی بھیجیں منتخب کریں۔
7. کیس کی تفصیل کے نیچے جو ضروری ہو بدلیں: وصولی والا، حالت، اگلا کام، گاہک گروپ (یہ یاد دہانی کا سلسلہ طے کرتا ہے)، یاد دہانی کے لیے ای میل اور زبان۔
8. کوئی معاملہ سلجھانے تک روکا گیا (نہ یاد دہانی، نہ آگے بڑھانا) نشان زد کریں، یا کوئی یاد دہانی نہیں (گاہک نے کہا)، ای میل نہیں یا WhatsApp نہیں۔
9. محفوظ کریں منتخب کریں۔
10. ہر کال، نوٹ، یاد دہانی، وعدہ، ادائیگی، تنازع اور تبدیلی، کرنے والے کے نام کے ساتھ، دیکھنے کے لیے نیچے ٹائم لائن تک جائیں۔

کیس پر کارروائیاں

انوائسز کے نیچے ہر کارروائی اسی جگہ کھلتی ہے:

• ادائیگی کا وعدہ: دیکھیں کیس پر ادائیگی کا وعدہ درج کریں۔
• ادائیگی درج کریں اور چیک ملا: دیکھیں کیس پر ادائیگی یا چیک درج کریں۔
• تنازع کھولیں: دیکھیں تنازع کھولیں اور حل کریں۔
• قسط کا منصوبہ: دیکھیں انوائسز کو ادائیگی کے منصوبے میں ڈالیں۔
• ادائیگی کا لنک: دیکھیں ادائیگی کا لنک بھیجیں۔
• کھاتے کا بیان: دیکھیں وصولی کا بیان شیئر کریں۔

جاننے کی باتیں

• ابھی یاد دہانی جو واجب ہے وہ ای میل سے بھیجتی ہے اور WhatsApp پیغام ہاتھ سے بھیجنے کی فہرست میں ڈال دیتی ہے۔ یہ خاموش اوقات میں یا ایک دن میں دو بار کبھی نہیں جاتی، اور جب کچھ نہ بھیجا جا سکے تو وجہ بتاتی ہے (مثلاً نہ ای میل ہے نہ فون)۔
• اوپر کھاتے کی اندراجات گاہک کے کھاتے کا پورا بیان کھولتا ہے؛ کھاتے کا بیان وصولی کا بیان کھولتا ہے۔
• کسٹم فیلڈز۔ اگر آپ کے ادارے نے اسٹوڈیو میں وصولی کیسوں میں فیلڈز شامل کیے ہیں تو وہ کیس کے آخر میں دکھتے ہیں۔
• ان باکس میں بات چیت کو وصولی کے کام میں بدلنا اس کیس میں ایک پیغام نوٹ شامل کرتا ہے اور نئے کیس کو جاری میں لے جاتا ہے (دیکھیں بات چیت کو کام میں بدلیں)۔
• ہر تبدیلی کیس کی ٹائم لائن میں محفوظ رہتی ہے، اس کے ساتھ کہ کس نے اور کب کی۔