وصولی

وصولی وہ جگہ ہے جہاں آپ کی ٹیم حسابات کی انوائسز پر گاہکوں کے ذمے رقم کی پیروی کرتی ہے۔ جس گاہک پر بقایا ہو اس کا ایک کیس بنتا ہے جس میں اس کے کھلے انوائسز، اگلا کام اور ٹائم لائن ہوتی ہے؛ اسی کے گرد آپ وعدے اور ادائیگیاں درج کرتے ہیں، تنازعات کھولتے اور حل کرتے ہیں، شائستہ یاد دہانیاں بھیجتے ہیں، کھاتے کے بیان شیئر کرتے ہیں، بینک ادائیگیاں ملاتے ہیں اور وہ رپورٹس پڑھتے ہیں جن پر مالک نظر رکھتا ہے۔

اسے مالکان، اکاؤنٹنٹ اور وصولی والے استعمال کرتے ہیں۔ وصولی کو حسابات چاہیے: یہاں درج ہونے والی ہر ادائیگی حسابات میں صحیح انوائسز کے مقابل ادائیگی کا ایک اندراج بنتی ہے۔ وصولی کے سائیڈبار میں ادھار کھاتہ (ہر گاہک کے کھاتے کا بیلنس، اپنی یاد دہانیوں کے ساتھ) اور قسطیں بھی ہیں، جو حسابات والے ہر پلان کے ساتھ آتے ہیں؛ دیکھیں ادھار کھاتہ اور وصولی۔

وصولی الگ سے (حسابات کے ساتھ) بھی ملتی ہے اور Trade Business اور Kluvan One میں پوری شامل ہے۔ Service Business میں Collections Essentials ہے، جس میں وصولی والے، تنازعات اور ادائیگیوں کا ملان نہیں ہوتا۔ دیکھیں پلان اور بنڈل۔

• وصولی چالو کریں اور اس کی ترتیبات چنیںوصولی چالو کریں، پھر یاد دہانیاں، خاموش اوقات، عمر کے حصے، ملان کی رعایتیں، رعایتی دن، ادائیگی کی تفصیل اور وصولی والے طے کریں۔
• کیسوں کی قطار پر کام کریںدن کا آغاز وصولی کے خلاصے، آج کی میری وصولی کی فہرست اور بقایا کی عمر سے کریں، پھر وہ کیس کھولیں جنہیں سب سے پہلے آپ کی ضرورت ہے۔
• گاہک کے کیس پر کام کریںوصولی کیس کھولیں، کھلے انوائسز پڑھیں، کال یا نوٹ درج کریں، اگلا کام طے کریں، وصولی والا مقرر کریں اور یاد دہانی کا طریقہ چنیں۔
• کیس پر ادائیگی کا وعدہ درج کریںگاہک نے کتنی ادائیگی کا، کب تک اور کن انوائسز کے لیے وعدہ کیا، درج کریں۔ یاد دہانیاں رکتی ہیں اور Kluvan وعدہ پورا، جزوی یا ٹوٹا نشان لگاتا ہے۔
• یاد دہانی کے سلسلے سیٹ کریںچنیں کہ ہر گاہک گروپ کو واجب تاریخ سے پہلے اور بعد کون سی شائستہ یاد دہانیاں جائیں، ہر زبان میں پیش نظارہ دیکھیں، پھر یاد دہانیاں آن کریں۔
• کیس پر ادائیگی یا چیک درج کریںگاہک کی ادائیگی حسابات میں صحیح انوائسز کے مقابل درج کریں، اور چیک کی پیروی کریں جب تک وہ کلیئر یا باؤنس نہ ہو جائے۔
• ادائیگی کا لنک بھیجیںابتدائی رسائیابتدائی رسائی۔ گاہک کے پورے یا کچھ بقایا کا Paymob لنک بنائیں؛ Paymob کی تصدیق پر ادائیگی حسابات میں ایک اندراج کے طور پر درج ہوتی ہے۔
• بینک ادائیگیاں انوائسز سے ملائیںدرآمد شدہ بینک بیانات میں آئی رقم کو حسابات کے اندراجات میں بدلیں: تجویز کردہ گاہک اور انوائسز کی تصدیق کریں، ادائیگی بانٹیں یا کریڈٹ میں رکھیں۔
• ناکام اور بغیر ملان ادائیگیاں سنبھالیںہر ناکام یا بغیر ملان ادائیگی کی ایک فہرست: رد شدہ چارج، درج نہ ہو سکنے والی لنک ادائیگیاں، باؤنس چیک اور پرانی بینک لائنیں۔
• گاہک کا تنازع کھولیں اور حل کریںدرج کریں کہ گاہک کسی انوائس پر کیوں معترض ہے، اس رقم کی پیروی روکیں، پھر کریڈٹ نوٹ، دوبارہ ترسیل، رد یا بٹے کھاتے سے اسے بند کریں۔
• متنازعہ رقم بٹے کھاتے ڈالیںرقم کو بٹے کھاتے ڈال کر تنازع بند کریں؛ اگر آپ کے ادارے نے بٹے کھاتے کی حد مقرر کی ہے تو پہلے منظوری لیں۔
• تاخیر شدہ انوائسز کو ادائیگی کے منصوبے میں ڈالیںگاہک کی تاخیر شدہ انوائسز کو ہفتہ وار یا ماہانہ قسطوں میں بانٹیں، منصوبے پر نظر رکھیں، اور دیکھیں کہ وہ پورا ہوا یا ٹوٹ گیا۔
• وصولی کا کھاتے کا بیان شیئر کریںگاہک کی کھلی انوائسز کا بیان پرنٹ کریں، یا اسے نجی لنک بھیجیں جہاں وہ واجب رقم دیکھے، ابھی ادا کرے اور یاد دہانی کی ای میلز بند کرے۔
• وصولی کی رپورٹس پڑھیںدیکھیں کتنا وصول ہوا اور کیسے، فروخت کی وصولی کے اوسط دن (DSO)، پورے ہوئے وعدے، یاد دہانی کے بعد ادائیگیاں، بٹے کھاتے، وصولی والے اور تنازع کی وجوہات۔
• ادھار کھاتہ اور وصولی کو سمجھیںادھار کھاتہ، وصولی ورک اسپیس اور حسابات کی انوائسز کا آپس میں تعلق، ان کی بقایا کی عمر کیوں مختلف ہو سکتی ہے، اور ادائیگی کہاں درج کریں۔
• ادھار کھاتہ اور اس کی یاد دہانیاں چالو کریںادھار کھاتہ چالو کریں، ادائیگی کی مدت اور گاہکوں کو نظر آنے والی ادائیگی کی تفصیلات طے کریں، اور چنیں کہ یاد دہانیاں کب اور کیسے جائیں۔
• ادھار کھاتے میں دیکھیں کس کے ذمے آپ کے پیسے ہیںادھار کھاتے میں بیلنس والا ہر گاہک، اس کی تاخیر، 30 دن کے حصوں میں بقایا کی عمر دیکھیں، اور فہرست ایکسپورٹ کریں۔
• ادھار کھاتے میں ادائیگی کا وعدہ درج کریںگاہک کے کھاتے پر نوٹ رکھیں اور کسی دن کی ادائیگی کا وعدہ درج کریں۔ ادھار کھاتے کی یاد دہانیاں وعدے تک رکتی ہیں، پھر بتاتی ہیں کہ وہ پورا ہوا یا نہیں۔
• ادھار کھاتے کی یاد دہانیاں بھیجیںادھار کھاتے کی روزانہ یاد دہانیوں کی فہرست نمٹائیں - ہر پیغام ایک ٹیپ میں اپنے WhatsApp سے بھیجیں، مؤخر کریں، وعدہ درج کریں یا چھوڑ دیں۔
• ادھار کھاتے سے گوشوارہ شیئر کریںگاہک کا ادھار کھاتے کا گوشوارہ پرنٹ کریں یا PDF محفوظ کریں، یا ایک نجی لنک بھیجیں جو گاہک اپنے فون پر کھولے۔ لنک کسی بھی وقت بند کریں۔
• ادھار کھاتے میں ادائیگی درج کریںگاہک کی اپنے بیلنس کے لیے نقد یا کارڈ ادائیگی درج کریں؛ حسابات چالو ہو تو یہ حسابات میں درج ہوتی ہے۔ نئے بیلنس کی پرچی پرنٹ کریں یا WhatsApp پر بھیجیں۔
• ادھار کھاتے کی رپورٹ پڑھیںدیکھیں کسی مدت میں گاہکوں نے اپنے کھاتوں پر کتنا ادا کیا، کتنوں نے ادھار کھاتے کی یاد دہانی کے بعد ادائیگی کی، اور کتنے وعدے پورے ہوئے یا ٹوٹے۔