یاد دہانی کے سلسلے سیٹ کریں

یاد دہانی کا سلسلہ بتاتا ہے کہ کسی غیر ادا شدہ انوائس کے بارے میں گاہک کو کیا اور کب کہا جائے: واجب تاریخ سے پہلے ایک دوستانہ پیغام، اس کے بعد ذرا سخت، اور آخر میں ایک آخری پیغام۔ ہر گاہک گروپ کا اپنا سلسلہ ہے، اور ہر پیغام میں گاہک کے کھاتے کے بیان کا لنک ہوتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے پاس وصولی: ترتیبات اور یاد دہانی کا سلسلہ کا اختیار ہونا چاہیے۔
• پہلے وصولی کی ترتیبات میں ادائیگی کیسے کریں بھریں؛ یاد دہانیاں اسے دکھاتی ہیں۔

مراحل

1. وصولی ← یاد دہانی کا سلسلہ کھولیں۔
2. جس گروپ کو سیٹ کرنا ہے اسے ڈھونڈیں: نئے گاہک، اہم کھاتے، سرکاری یا باقی سب۔ گاہک کا گروپ اس کے کیس پر گاہک گروپ میں چنا جاتا ہے۔
3. سلسلے کو نام دیں اور فعال نشان زد کریں۔
4. ہر قدم کے لیے دن لکھیں، واجب تاریخ کے بعد یا واجب تاریخ سے پہلے چنیں، لہجہ چنیں (دوستانہ، مضبوط یا آخری) اور ذرائع نشان زد کریں: ای میل، WhatsApp یا کال کا کام۔ زیادہ سے زیادہ آٹھ قدم ہو سکتے ہیں؛ کوئی قطار چھوڑنی ہو تو اسے خالی رہنے دیں۔
5. پھر ہر (دن، 0 = نہیں) دہرائیں، ہر انوائس پر زیادہ سے زیادہ یاد دہانیاں اور، چاہیں تو، صرف اس سے اوپر (رقم) طے کریں۔
6. محفوظ کریں منتخب کریں۔
7. صفحے کے اوپر کوئی لہجہ اور زبان چنیں اور پیش نظارہ منتخب کریں تاکہ پیغام ویسے پڑھیں جیسے گاہک کو ملے گا۔
8. جب ہر گروپ کے پیغامات ٹھیک لگیں تو وصولی کی ترتیبات کھولیں اور یاد دہانیاں خودکار بھیجیں نشان زد کریں۔

آگے کیا ہوتا ہے

• ای میلز خود بخود جاتی ہیں، Kluvan کی ای میل حفاظتی جانچ سے گزر کر، اور ان میں انہیں بند کرنے کا لنک ہوتا ہے۔
• WhatsApp پیغامات انتظار کرتے ہیں، آج کی میری وصولی پر WhatsApp پر بھیجنا ہے میں۔ کوئی شخص ہر ایک کھولتا ہے، اپنے WhatsApp سے بھیجتا ہے اور اسے بھیج دیا نشان لگاتا ہے۔ Kluvan آپ کی طرف سے WhatsApp پیغامات نہیں بھیجتا۔
• کال کا کام وصولی والے کے لیے کیس کی ٹائم لائن پر کال کرنی ہے ڈال دیتا ہے۔
• ادائیگی کے منصوبے کی قسطوں کی اپنی یاد دہانیاں ہوتی ہیں، ہر قسط کے دن سے پہلے اور بعد۔

جاننے کی باتیں

• کیا چیز کسی قدم کو روکتی ہے۔ متنازعہ انوائس، باقی وعدہ، ادائیگی کا منصوبہ، روکا ہوا کیس، ایسا گاہک جس نے یاد دہانی نہ بھیجنے کو کہا ہو، آپ کی کم از کم حد سے کم رقم، یا آپ کے کم از کم وقفے کے اندر بھیجا گیا پیغام۔ جس گاہک کا نہ ای میل ہو نہ فون، اسے کچھ نہیں جاتا۔
• دن میں ایک پیغام۔ گاہک کو دن میں زیادہ سے زیادہ ایک یاد دہانی جاتی ہے۔ قدم اپنے دن جاتا ہے، یا اگر وہ دن رہ گیا ہو تو اس کے بعد تین دن کے اندر، اور خاموش اوقات میں کبھی نہیں۔ ہر یاد دہانی بھیجنے سے پہلے اپنے نام کر لی جاتی ہے، اس لیے دو ورکر اسے کبھی دو بار نہیں بھیجتے۔
• ہمیشہ شائستہ۔ قرض وصولی کے قواعد ہر ملک میں مختلف ہیں؛ اپنے الفاظ نرم رکھیں اور اپنے مشیر سے پوچھ لیں۔
• ادھار کھاتے کی اپنی یاد دہانیاں ہیں۔ اگر آپ نے ادھار کھاتے کی روزانہ یاد دہانیاں بھی آن کی ہیں تو گاہک کو دونوں جگہ سے پیغام مل سکتا ہے۔ گاہکوں کو یاد دلانے کے لیے ایک جگہ چنیں؛ دیکھیں ادھار کھاتہ اور وصولی۔
• یاد دہانی کے بعد گاہکوں نے ادائیگی کی یا نہیں، یہ وصولی رپورٹ میں دکھتا ہے۔