أعدّ سلاسل التذكير

تحدد سلسلة التذكير ما يتلقاه العميل بشأن فاتورة غير مسددة، ومتى: رسالة ودية قبل يوم الاستحقاق، وأخرى أكثر حزمًا بعده، وأخيرة في النهاية. لكل مجموعة عملاء سلسلتها الخاصة، وتحمل كل رسالة رابط كشف حساب العميل.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية التحصيل: الإعدادات وسلاسل التذكير.
• املأ طريقة الدفع في إعدادات التحصيل أولًا؛ فالتذكيرات تعرضها.

الخطوات

1. افتح التحصيل ← سلاسل التذكير.
2. ابحث عن المجموعة التي تريد إعدادها: عملاء جدد أو العملاء الرئيسيون أو جهات حكومية أو باقي العملاء. تُختار مجموعة العميل في حالته تحت مجموعة العميل.
3. أعطِ السلسلة الاسم وحدّد مفعّلة.
4. لكل خطوة، اكتب الأيام، واختر بعد الاستحقاق أو قبل الاستحقاق، واختر الأسلوب (ودّي أو حازم أو أخير)، وحدّد القنوات: البريد الإلكتروني أو واتساب أو مهمة اتصال. يمكن أن تكون لديك حتى ثماني خطوات؛ اترك سطرًا فارغًا لتخطّيه.
5. اضبط ثم كرّر كل (أيام، 0 = لا) وأقصى عدد تذكيرات لكل فاتورة، وإن شئت فقط فوق (مبلغ).
6. اختر حفظ.
7. في أعلى الصفحة، اختر الأسلوب واللغة ثم اختر معاينة لتقرأ الرسالة كما سيتلقاها العميل.
8. عندما تصبح صياغة كل المجموعات جيدة، افتح إعدادات التحصيل وحدّد أرسل التذكيرات تلقائياً.

ماذا يحدث بعد ذلك

• تُرسَل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، عبر حارس الإرسال في Kluvan، مع رابط لإيقافها.
• تنتظر رسائل WhatsApp في للإرسال على واتساب ضمن تحصيلاتي اليوم. يفتح شخص كل رسالة، ويرسلها من حساب WhatsApp الخاص به، ويعلّمها أُرسلت. لا يرسل Kluvan رسائل WhatsApp نيابةً عنك.
• مهمة اتصال تضع مكالمة مطلوبة في سجل الحالة للمحصّل.
• تتلقى أقساط خطط السداد تذكيراتها الخاصة قبل يوم كل قسط وبعده.

معلومات مفيدة

• ما يوقف الخطوة. فاتورة متنازع عليها، أو وعد قائم، أو خطة سداد، أو حالة معلّقة، أو عميل طلب عدم تلقي تذكيرات، أو مبلغ أقل من حدك الأدنى، أو رسالة أُرسلت خلال الفاصل الأدنى الذي حددته. العميل الذي ليس لديه بريد ولا هاتف لا يتلقى شيئًا.
• رسالة واحدة في اليوم. يتلقى العميل تذكيرًا واحدًا في اليوم على الأكثر. تُرسَل الخطوة في يومها، أو خلال ثلاثة أيام بعده إن فات يوم، وليس في ساعات الهدوء أبدًا. يُحجز كل تذكير قبل إرساله، فلا يرسله عاملان مرتين أبدًا.
• مهذبة دائمًا. تختلف قواعد تحصيل الديون من دولة إلى أخرى؛ اجعل كلماتك لطيفة وراجع مستشارك.
• لدفتر الآجل تذكيراته الخاصة. إن شغّلت أيضًا التذكيرات اليومية لدفتر الآجل، فقد يتلقى العميل رسائل من الاثنين. اختر مكانًا واحدًا لتذكير العملاء؛ انظر دفتر الآجل والتحصيل.
• يظهر ما إذا كان العملاء قد دفعوا بعد التذكير في تقارير التحصيل.