Configurar secuencias de recordatorios

Una secuencia determina qué recibe el cliente sobre una factura impagada y cuándo: una nota amable antes del vencimiento, otra más firme después y una final al terminar. Cada grupo tiene su secuencia y todos los mensajes incluyen el enlace al estado de cuenta del cliente.

Antes de empezar

• Necesita Cobranza: configuración y secuencias de recordatorios.
• Rellene primero Cómo pagar en Configuración de Cobranza; los recordatorios lo muestran.

Pasos

1. Abra Cobranza → Secuencias de recordatorios.
2. Busque el grupo: Clientes nuevos, Cuentas clave, Gobierno o Todos los demás. El grupo de un cliente se elige en su caso, en Grupo de clientes.
3. Dé un Nombre a la secuencia y marque Activo.
4. En cada paso, introduzca los Días, elija después del vencimiento o antes del vencimiento, seleccione el Tono (Amable, Firme o Final) y marque los Canales: Correo electrónico, WhatsApp o Tarea de llamada. Puede tener hasta ocho pasos; deje una fila vacía para omitirla.
5. Configure Luego repetir cada (días, 0 = no), Máximo de recordatorios por factura y, si lo desea, Solo por encima de (importe).
6. Seleccione Guardar.
7. Arriba, elija un Tono y un Idioma y seleccione Vista previa para leer el mensaje tal como lo recibiría el cliente.
8. Cuando todos los grupos sean adecuados, abra Configuración de Cobranza y marque Enviar recordatorios automáticamente.

Qué ocurre después

• Los correos se envían automáticamente, mediante los controles de envío de Kluvan y con un enlace para detenerlos.
• Los mensajes de WhatsApp esperan en Por enviar en WhatsApp de Mis cobros de hoy. Una persona abre cada uno, lo envía desde su WhatsApp y lo marca Enviado. Kluvan no envía mensajes de WhatsApp por usted.
• Tarea de llamada añade una Llamada pendiente a la cronología para el gestor.
• Las cuotas de planes de pago reciben sus propios recordatorios antes y después del día de cada cuota.

Conviene saber

• Qué detiene un paso. Una factura en disputa, promesa pendiente, plan de pago, caso en espera, cliente que no quiere recordatorios, importe inferior al mínimo o mensaje enviado dentro del intervalo mínimo. Un cliente sin correo ni teléfono no recibe nada.
• Un mensaje diario. Cada cliente recibe como máximo un recordatorio al día. Un paso se envía en su día o hasta tres días después si se omitió, nunca durante el silencio. Cada recordatorio se reserva antes de enviarse para que dos procesos no lo envíen dos veces.
• Siempre cortés. Las normas de cobro varían por país; utilice palabras amables y consulte con su asesor.
• El libro de crédito tiene sus propios recordatorios. Si también activó sus recordatorios diarios, el cliente puede recibir ambos. Elija un solo lugar para recordarle; consulte el libro de crédito y Cobranza.
• Los informes de Cobranza muestran si los clientes pagaron después de un recordatorio.