Configurar sequências de lembretes

Uma sequência de lembretes define o que o cliente recebe sobre uma fatura não paga e quando: mensagem amigável antes do vencimento, mais firme depois e final ao término. Cada grupo tem sua sequência, e toda mensagem inclui o link do extrato do cliente.

Antes de começar

• Você precisa de Cobranças: configurações e sequências de lembretes.
• Preencha primeiro Como pagar nas configurações de Cobranças; os lembretes mostram esse conteúdo.

Etapas

1. Abra Cobranças → Sequências de lembretes.
2. Encontre o grupo: Novos clientes, Contas principais, Governo ou Todos os demais. O grupo é escolhido no caso, em Grupo de clientes.
3. Dê um Nome à sequência e marque Ativa.
4. Para cada etapa, digite Dias, escolha após o vencimento ou antes do vencimento, escolha o Tom (Amigável, Firme ou Final) e marque os Canais: E-mail, WhatsApp ou Tarefa de ligação. Pode haver até oito etapas; deixe uma linha vazia para ignorá-la.
5. Defina Depois repetir a cada (dias, 0 = não), Máximo de lembretes por fatura e, se quiser, Somente acima de (valor).
6. Selecione Salvar.
7. No topo, escolha Tom e Idioma e selecione Prévia para ler a mensagem como o cliente a receberia.
8. Quando todos os grupos estiverem corretos, abra Configurações de Cobranças e marque Enviar lembretes automaticamente.

O que acontece depois

• E-mails saem automaticamente, pelo mecanismo de proteção de envio do Kluvan, com link para interrompê-los.
• Mensagens de WhatsApp aguardam em A enviar pelo WhatsApp em Minhas cobranças hoje. Uma pessoa abre cada uma, envia pelo próprio WhatsApp e marca Enviado. O Kluvan não envia WhatsApp por você.
• Tarefa de ligação adiciona uma Ligação a fazer à linha do tempo do caso para o cobrador.
• Parcelas de planos de pagamento recebem lembretes próprios antes e depois do vencimento de cada parcela.

É bom saber

• O que interrompe uma etapa. Fatura contestada, promessa pendente, plano de pagamento, caso suspenso, cliente que recusou lembretes, valor abaixo do mínimo ou mensagem enviada dentro do intervalo mínimo. Um cliente sem e-mail nem telefone não recebe nada.
• Uma mensagem por dia. Um cliente recebe no máximo um lembrete por dia. Uma etapa sai na data ou em até três dias depois se um dia foi perdido, nunca no horário de silêncio. Cada lembrete é reservado antes do envio, para que dois processos nunca o enviem duas vezes.
• Sempre educado. Regras de cobrança variam por país; mantenha palavras gentis e consulte seu assessor.
• O livro de crédito tem seus próprios lembretes. Se você também ativou seus lembretes diários, um cliente pode receber de ambos. Escolha um lugar para lembrar os clientes; veja o livro de crédito e Cobranças.
• Os relatórios de Cobranças mostram se os clientes pagaram após um lembrete.