افهم دفتر الآجل والتحصيل
تضم القائمة الجانبية للتحصيل طريقتين لمتابعة ما على العملاء: مساحة عمل التحصيل (الحالات، وأعمار الديون، والنزاعات، وسلاسل التذكير) ودفتر الآجل الأقدم (رصيد كل عميل على حسابه، مع قائمة تذكيرات خاصة به). كلاهما يقرأ أموال العملاء أنفسهم، لكنهما لا يحسبانها بالطريقة نفسها. تشرح هذه الصفحة الفرق حتى لا تفاجئك الأرقام.
قبل أن تبدأ
- يحتاج التحصيل إلى أن تكون الحسابات مُعدّة. ويأتي دفتر الآجل مع كل باقة فيها الحسابات.
- تحتاج إلى التحصيل: عرض الحالات لمساحة العمل، وإلى الآجل: المستحقات على العملاء وتسجيل الدفعات لدفتر الآجل.
ما الذي يقرؤه كل منهما
| مساحة عمل التحصيل | دفتر الآجل | |
|---|---|---|
| المستحق | كل فاتورة مفتوحة في الحسابات، واحدة واحدة | رصيد حساب العميل: المبالغ المُحمَّلة (فواتير الحسابات عند إصدارها، والأرصدة الافتتاحية، والمبالغ من تطبيقات أخرى) مطروحًا منها الدفعات |
| يوم الاستحقاق | تاريخ الاستحقاق المكتوب على كل فاتورة | يوم تحميل المبلغ مضافًا إليه مدة سداد العميل (أو مدة سداد منشأتك) |
| فئات الأعمار | حدود الفئات بأيام التأخير لديك (مثلًا لم يستحق بعد، 1–30، 31–60، 61–90، 90+) | 0–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90 يومًا، حسب عمر المستحق |
| الوعود | أكثر من وعد، كل منها على فواتير مختارة | وعد واحد لكل عميل |
| التذكيرات | سلاسل لكل مجموعة عملاء؛ البريد تلقائيًا، وواتساب يدويًا | إيقاع واحد للجميع؛ البريد تلقائيًا، وواتساب يدويًا |
| النزاعات | نعم (التحصيل الكامل) | لا |
[SHOT collections-col-two-views 1440x900]لقطة الشاشة قادمة: القائمة الجانبية للتحصيل مع روابط نظرة عامة وتحصيلاتي اليوم وأعمار الديون في الأعلى، ومجموعة دفتر الآجل (من يدين لنا، تسجيل دفعة، تذكيرات للإرسال، دفتر الآجل) تحتها؛ وتعرض المساحة الرئيسية التحصيل ← أعمار الديون لعميل واحد بجانب العميل نفسه في دفتر الآجل
الخطوات: سجّل الدفعة في مكان واحد
- قرّر أين يسجّل فريقك الدفعات: على الحالة في التحصيل، أو في دفتر الآجل، أو في الحسابات.
- سجّل كل دفعة مرة واحدة، في ذلك المكان. ومع تشغيل الحسابات، تصبح الدفعة المسجلة في أي من الثلاثة إيصالًا واحدًا في الحسابات: تُغلق الفواتير التي تسددها في الحسابات، وينخفض الرصيد في دفتر الآجل وفي التحصيل.
- راجع العميل في التحصيل ← أعمار الديون وفي دفتر الآجل: كلاهما يعرض الرصيد الأقل.
لماذا قد تختلف الأرقام
- أيام استحقاق مختلفة. الفاتورة المستحقة بعد 60 يومًا تكون "لم تستحق بعد" في التحصيل، لكن دفتر الآجل قد يعدّها متأخرة إذا كانت مدة السداد لديك 30 يومًا. المبلغ المستحق على الفاتورة واحد؛ أما الجزء المتأخر والفئات فلا.
- أي فاتورة تسددها الدفعة. الدفعة المسجلة في دفتر الآجل أو عبر رابط تسدد أقدم الفواتير المستحقة أولًا؛ أما على الحالة فيمكنك تحديد الفواتير التي تسددها. ويعرض التحصيل النتيجة فاتورةً فاتورة.
- مبالغ ليست فواتير. المبالغ على الحساب التي لا تقف خلفها فاتورة في الحسابات (مثل رصيد افتتاحي أُدخل كرصيد) تظهر في دفتر الآجل لكنها لا تظهر في أعمار الديون في التحصيل.
معلومات مفيدة
- ذكّر من مكان واحد. تذكيرات دفتر الآجل اليومية وسلاسل التحصيل تعمل كلٌّ على حدة. إذا كانتا مفعّلتين معًا فقد يُذكَّر العميل مرتين. اختر واحدة: أوقف جهّز التذكيرات يوميًا في إعدادات دفتر الآجل، أو اترك أرسل التذكيرات تلقائياً متوقفًا في إعدادات التحصيل.
- تقرير الحسابات الخاص. يعطي الحسابات ← من يدين لنا الإجماليات لكل فئة عمرية فقط، دون سطور لكل عميل؛ استخدم أعمار الديون في التحصيل عندما تحتاج إلى الأسماء والفواتير.
- بدون الحسابات، يحتفظ دفتر الآجل بدفتر أستاذ خاص به، ولا تكون الدفعات إيصالات في الحسابات.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟
شكرًا لك. إجابتك تساعدنا على تحسين هذه الصفحة.
ما زلت تحتاج إلى مساعدة؟
تحدّث معنا على WhatsApp. أخبرنا بما كنت تفعله، وفي حالة الخطأ، بالكود الذي يلي # في الرابط.