شغّل دفتر الآجل وتذكيراته

يعرض دفتر الآجل كل عميل له رصيد على حسابه، وله إيقاع تذكير بسيط خاص به. لا يظهر فيه شيء ولا يُرسل أي تذكير حتى يشغّله مدير. ويأتي مع كل باقة فيها الحسابات، سواء كانت معها مساحة عمل التحصيل أم لا.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون مديرًا أو المالك. صفحات الإعدادات غير متاحة للأدوار الأخرى.
• إذا كنت تستخدم أيضًا مساحة عمل التحصيل، فاقرأ أولًا دفتر الآجل والتحصيل: لكل منهما تذكيراته المنفصلة.

الخطوات

1. افتح الإعدادات ← دفتر الآجل.
2. حدّد دفتر الآجل والتذكيرات. يظهر الدفتر وقائمة التذكيرات والتقرير لكل من لديه صلاحية الآجل: المستحقات على العملاء وتسجيل الدفعات.
3. تحت مدة السداد والحدود، اكتب مدة السداد (بالأيام): عدد الأيام التي يمكن أن ينتظرها المبلغ المُحمَّل على حساب العميل قبل أن يُعدّ متأخرًا. ويمكن لاحقًا أن تكون لكل عميل مدته الخاصة.
4. في كيف يدفع لك العملاء، اكتب حسابك البنكي أو رقم IBAN أو تطبيق الدفع أو بيانات المحفظة كما يجب أن يراها العملاء تمامًا. تُطبع هذه البيانات على كل كشف حساب.
5. تحت التذكيرات، حدّد جهّز التذكيرات يوميًا عندما تكون مستعدًا للبدء. يكون متوقفًا في البداية.
6. اضبط الإيقاع: قبل موعد الاستحقاق بأيام (0 = لا)، وفي يوم الاستحقاق، وعند التأخير: كل … أيام، وتوقف بعد … تذكيرات.
7. اختياري: اكتب حدًّا أدنى في فقط إذا كان المستحق على الأقل، حتى لا تصل تذكيرات عن الأرصدة الصغيرة.
8. اضبط جهّزها في الساعة (وقت اليوم الذي تُبنى فيه القائمة) وساعات الهدوء (مثلًا من 21:00 إلى 09:00).
9. تحت القنوات، حدّد واتساب (يُرسل يدويًا من هواتفكم، بنقرة واحدة لكل رسالة)، أو البريد الإلكتروني، أو كليهما.
10. تحت أخبرني كل يوم، اختر هل تصلك ملاحظة يومية واحدة على Telegram (بوت تنبيهات المالك) أو بالبريد الإلكتروني.
11. اختياري: تحت كلماتك الخاصة (اختياري)، اكتب رسالتك الخاصة لكل أسلوب. اترك المربع فارغًا لاستخدام الرسالة المهذبة الجاهزة.
12. إذا لم يكن لمنشأتك عنوان عام بعد، تطلبه الصفحة في أسفلها. اكتبه هناك؛ تُفتح روابط كشوف الحساب على ذلك العنوان.
13. اختر حفظ.

معلومات مفيدة

• كيف يعمل الإيقاع. يتلقى العميل ملاحظة ودّية قبل يوم الاستحقاق وفيه. وعندما يتأخر المبلغ، يكون التذكير الأول ودّيًا، والتالية حازمة، والأخير (رقم N) أخيرًا. بعد N تذكيرات لا يُرسل شيء آخر عن هذا الدين؛ ويبدأ العد من جديد بعد سداد الحساب.
• الرسائل البريدية تُرسل تلقائيًا إلى العملاء الذين لديهم بريد إلكتروني، مع رابط لإلغاء الاشتراك. تذكيرات واتساب تنتظر في قائمة حتى يرسلها أحد يدويًا؛ لا يرسل Kluvan رسائل واتساب نيابة عنك. انظر أرسل تذكيرات دفتر الآجل.
• لا يُرسل شيء في ساعات الهدوء، ولا إلى عميل معلَّم بـ بلا تذكيرات، ولا إلى عميل لم يحن بعد يوم وعده بالسداد.
• تواريخ الاستحقاق تأتي من مدة السداد لديك. يستحق المبلغ في يوم تحميله مضافًا إليه مدة السداد. لا يقرأ دفتر الآجل تاريخ الاستحقاق المكتوب على فاتورة في الحسابات؛ أما مساحة عمل التحصيل فتقرؤه. انظر دفتر الآجل والتحصيل.
• حافظ على لطف كلماتك. قواعد تحصيل الديون تختلف من بلد إلى آخر؛ استشر مختصًا إن لم تكن متأكدًا.
• في كلماتك الخاصة يمكنك استخدام {name} و{amount} و{due} و{link} (رابط كشف الحساب) وعنصرًا نائبًا لاسم منشأتك؛ تعرضها الصفحة فوق المربعات.
• التالي: اعرف من يدين لك في دفتر الآجل.