ادھار کھاتہ اور وصولی کو سمجھیں

وصولی کے سائیڈبار میں گاہکوں کے بقایا کی پیروی کے دو طریقے ہیں: وصولی ورک اسپیس (کیس، بقایا کی عمر، تنازعات، یاد دہانی کے سلسلے) اور پرانا ادھار کھاتہ (ہر گاہک کے کھاتے کا بیلنس، اپنی الگ یاد دہانیوں کی فہرست کے ساتھ)۔ دونوں انہی گاہکوں کی رقم پڑھتے ہیں، مگر اسے ایک طرح نہیں گنتے۔ یہ صفحہ فرق سمجھاتا ہے تاکہ اعداد آپ کو حیران نہ کریں۔

شروع کرنے سے پہلے

• وصولی کے لیے حسابات کا سیٹ اپ ہونا ضروری ہے۔ ادھار کھاتہ ہر اس پلان کے ساتھ آتا ہے جس میں حسابات ہو۔
• ورک اسپیس کے لیے آپ کو وصولی: کیس دیکھیں اور ادھار کھاتے کے لیے ادھار: کس پر کتنا باقی ہے، ادائیگیاں درج کریں کا اختیار چاہیے۔

ہر ایک کیا پڑھتا ہے

مراحل: ادائیگی ایک ہی جگہ درج کریں

1. طے کریں کہ آپ کی ٹیم ادائیگیاں کہاں درج کرے گی: وصولی میں کیس پر، ادھار کھاتے میں، یا حسابات میں۔
2. ہر ادائیگی ایک بار، اسی جگہ درج کریں۔ حسابات چالو ہو تو تینوں میں سے کہیں بھی درج کی گئی ادائیگی حسابات میں ایک ہی ادائیگی کا اندراج بنتی ہے: جن انوائسز کو وہ ادا کرتی ہے وہ حسابات میں بند ہو جاتی ہیں، اور ادھار کھاتے اور وصولی دونوں میں بیلنس کم ہو جاتا ہے۔
3. گاہک کو وصولی ← بقایا کی عمر اور ادھار کھاتہ میں دیکھیں: دونوں کم بیلنس دکھاتے ہیں۔

اعداد مختلف کیوں ہو سکتے ہیں

• واجب الادا دن مختلف ہیں۔ 60 دن میں واجب ہونے والی انوائس وصولی میں "ابھی واجب نہیں" ہوتی ہے، مگر اگر آپ کی ادائیگی کی مدت 30 دن ہے تو ادھار کھاتہ اسے پہلے ہی تاخیر میں گن سکتا ہے۔ انوائس پر واجب رقم ایک ہی ہے؛ تاخیر والا حصہ اور عمر کے حصے ایک نہیں۔
• ادائیگی کون سی انوائس ادا کرتی ہے۔ ادھار کھاتے میں یا لنک سے درج ادائیگی پہلے سب سے پرانی واجب انوائسز ادا کرتی ہے؛ کیس پر آپ ان انوائسز پر نشان لگا سکتے ہیں جنہیں وہ ادا کرے۔ وصولی ہر انوائس کا الگ نتیجہ دکھاتی ہے۔
• ایسے چارجز جو انوائس نہیں۔ کھاتے کی وہ رقوم جن کے پیچھے حسابات کی کوئی انوائس نہیں (مثلاً بیلنس کے طور پر لایا گیا ابتدائی بیلنس) ادھار کھاتے میں نظر آتی ہیں مگر وصولی کی بقایا کی عمر میں نہیں۔

جاننے کی باتیں

• یاد دہانی ایک ہی جگہ سے۔ ادھار کھاتے کی روزانہ یاد دہانیاں اور وصولی کے سلسلے الگ الگ چلتے ہیں۔ اگر دونوں چالو ہوں تو گاہک کو دو بار یاد دہانی جا سکتی ہے۔ ایک چنیں: ادھار کھاتے کی ترتیبات میں ہر روز یاد دہانیاں تیار کریں بند کریں، یا وصولی کی ترتیبات میں یاد دہانیاں خودکار بھیجیں بند رہنے دیں۔
• حسابات کی اپنی رپورٹ۔ حسابات ← ہمارا بقایا کس پر صرف عمر کے ہر حصے کا کل دیتی ہے، ہر گاہک کی سطر کے بغیر؛ جب نام اور انوائسز چاہییں تو وصولی کی بقایا کی عمر استعمال کریں۔
• حسابات کے بغیر ادھار کھاتہ اپنا الگ لیجر رکھتا ہے اور ادائیگیاں حسابات میں درج نہیں ہوتیں۔