وصولی چالو کریں اور اس کی ترتیبات چنیں

وصولی آپ کی حسابات کی انوائسز پر چلتی ہے۔ چالو ہوتے ہی ہر اس گاہک کا کیس بن جاتا ہے جس کا کوئی انوائس کھلا ہو۔ جب تک آپ خودکار یاد دہانیاں آن نہ کریں، گاہکوں کو کچھ نہیں بھیجا جاتا، اس لیے آپ پہلے سب کچھ دیکھ بھال سکتے ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• حسابات چالو اور سیٹ ہونا چاہیے۔ اس کے بغیر وصولی ایک بینر دکھاتی ہے جو آپ کو حسابات کی طرف بھیجتا ہے۔
• وصولی کو ترتیبات ← ایپس میں چالو کریں (دیکھیں اپنی ایپس چنیں)۔ اس کے لیے آپ کا مالک یا منیجر ہونا ضروری ہے۔
• ترتیبات بدلنے کے لیے آپ کے پاس وصولی: ترتیبات اور یاد دہانی کا سلسلہ کا اختیار ہونا چاہیے۔ منیجرز کے پاس وصولی کے سب اختیارات ہوتے ہیں؛ عملے کو جو اختیارات چاہییں وہ ٹیم میں دیں (دیکھیں رول اور اختیارات)۔

مراحل

1. وصولی ← وصولی کی ترتیبات کھولیں۔
2. یاد دہانیاں کے نیچے یاد دہانیاں خودکار بھیجیں ابھی بند رہنے دیں۔ خاموشی سے اور خاموشی تک طے کریں (مثلاً 21:00 سے 09:00) اور بھیجنا شروع، یعنی دن کا وہ سب سے پہلا وقت جب پیغامات جاتے ہیں۔
3. دو پیغامات کے درمیان کم از کم دن، ہر بار زیادہ سے زیادہ پیغامات اور، چاہیں تو، اس سے کم پر یاد دہانی نہیں (رقم) طے کریں تاکہ چھوٹے بقایا پر کچھ نہ جائے۔
4. ذرائع نشان زد کریں: ای میل، WhatsApp، اور روزانہ یاد دہانی کے لیے مالک کو بتائیں کیا باقی ہے۔
5. بقایا کی عمر کے نیچے تاخیر کے دنوں میں حصوں کی حدود لکھیں، مثلاً 30,60,90۔
6. ادائیگیاں کے نیچے لنک سے سب سے چھوٹی جزوی ادائیگی، ملان کی دونوں رعایتیں، اتنے دن بغیر ملان کے بعد ادائیگی مسئلہ ہے، وعدے کے دن کے بعد رعایتی دن اور قسط کے لیے رعایتی دن طے کریں۔
7. ادائیگی کیسے کریں (بیان اور یاد دہانیوں میں دکھتا ہے) میں اپنی بینک تفصیل یا ادائیگی کے دوسرے طریقے اس طرح لکھیں جیسے گاہکوں کو پڑھنے چاہییں۔
8. وصولی والے کے نیچے چنیں کہ نیا کیس کسے ملے: ہاتھ سے، نیچے والوں میں باری باری یا بڑی رقم ایک کو، باقی باری باری۔ وصولی والے نشان زد کریں، اور بڑی رقم یہاں سے، بڑی رقم کا وصولی والا اور ادائیگی کے مسائل کون سنبھالے طے کریں۔
9. محفوظ کریں منتخب کریں۔
10. اپنے یاد دہانی کے سلسلے سیٹ کریں۔ جب وہ ٹھیک پڑھے جائیں تو واپس آ کر یاد دہانیاں خودکار بھیجیں نشان زد کریں۔

جاننے کی باتیں

• ٹھہر ٹھہر کر، کبھی ایک ساتھ نہیں۔ یاد دہانیاں ایک وقت میں ایک گاہک کو جاتی ہیں، ہر بار چند، خاموش اوقات میں کبھی نہیں اور ایک دن میں کبھی دو بار نہیں۔ خاموش اوقات آپ کے ادارے کے ٹائم زون کے مطابق ہیں۔
• Collections Essentials (Service Business میں) میں نہ وصولی والے ہیں، نہ تنازعات، نہ ادائیگیوں کا ملان: وصولی والے کا کارڈ مدھم رہتا ہے، اور ہر وہ صارف جو وصولی دیکھ سکتا ہے ہر کیس دیکھتا ہے۔
• بٹے کھاتے کے لیے منظوری نہیں چاہیے جب تک آپ کوئی حد مقرر نہ کریں۔ صفحے کے اوپر کی سطر اسٹوڈیو ← منظوری کی حدیں کا لنک دیتی ہے؛ دیکھیں متنازعہ رقم بٹے کھاتے ڈالیں۔
• قرض کے پیغامات کے قواعد ہر ملک میں مختلف ہیں۔ ڈیفالٹ نرم ہیں۔ آپ کسی گاہک سے کتنی بار، کن اوقات میں اور کن الفاظ میں رابطہ کریں، یہ آپ کا فیصلہ ہے؛ یقین نہ ہو تو کسی مشیر سے پوچھیں۔
• ابھی چلائیں۔ وصولی ← خلاصہ پر منیجر ابھی چلائیں منتخب کر کے کیس فوراً تازہ کر سکتا ہے اور، اگر خودکار یاد دہانیاں آن ہوں، جو واجب ہے وہ بھیج سکتا ہے (تب بھی خاموش اوقات سے باہر)۔
• آگے: کیسوں کی قطار پر کام کریں۔