Recouvrement

Recouvrement est l'endroit où votre équipe suit l'argent que les clients doivent sur vos factures Comptabilité. Chaque client débiteur reçoit un dossier avec ses factures ouvertes, la prochaine action et une chronologie ; autour, vous enregistrez promesses et paiements, ouvrez et résolvez des litiges, envoyez des rappels courtois, partagez des relevés, rapprochez les paiements bancaires et lisez les rapports que suit un dirigeant.

L'app est utilisée par les dirigeants, les comptables et les agents de recouvrement. Recouvrement nécessite Comptabilité : chaque paiement enregistré ici devient un seul reçu Comptabilité imputé aux bonnes factures. La barre latérale de Recouvrement contient aussi le Carnet de crédit (le solde du compte de chaque client, avec ses propres rappels) et les Échéances, inclus dans toute formule qui comprend Comptabilité ; voir le carnet de crédit et Recouvrement.

Recouvrement est vendu seul (avec Comptabilité) et inclus en entier dans Trade Business et Kluvan One. Service Business comprend Recouvrement Essentiel, sans agents de recouvrement, litiges ni rapprochement des paiements. Voir formules et bundles.

• Activer Recouvrement et choisir ses paramètresActivez Recouvrement, puis réglez les rappels, les heures de silence, les tranches d'ancienneté, les tolérances, les jours de grâce, les coordonnées de paiement et les agents.
• Traiter la file des dossiersCommencez par la vue d'ensemble, vos recouvrements du jour et l'ancienneté, puis ouvrez les dossiers prioritaires.
• Traiter le dossier d'un clientConsultez les factures, consignez appels et notes, fixez la prochaine action, attribuez un agent et choisissez les rappels.
• Enregistrer une promesse de paiement sur un dossierNotez ce qu'un client a promis de payer, pour quand et pour quelles factures. Les rappels attendent, et Kluvan marque la promesse tenue, partiellement ou non tenue.
• Configurer les séquences de rappelsChoisissez les rappels courtois que reçoit chaque groupe de clients avant et après l'échéance, prévisualisez-les dans chaque langue, puis activez les rappels.
• Enregistrer un paiement ou un chèque sur un dossierEnregistrez ce qu'un client a payé comme reçu Comptabilité imputé aux bonnes factures, et suivez un chèque jusqu'à son encaissement ou son rejet.
• Envoyer un lien de paiementAccès anticipéAccès anticipé. Créez un lien Paymob pour tout ou partie de ce que doit un client ; le paiement devient un reçu Comptabilité dès que Paymob le confirme.
• Rapprocher les paiements bancaires des facturesTransformez les entrées de vos relevés bancaires importés en reçus Comptabilité : confirmez le client et les factures suggérés, répartissez ou gardez en crédit.
• Traiter les paiements échoués et non rapprochésUne seule liste pour chaque paiement échoué ou non rapproché : prélèvements refusés, paiements par lien refusés, chèques impayés et anciennes lignes bancaires.
• Ouvrir et résoudre un litige clientNotez pourquoi un client conteste une facture, cessez de relancer ce montant, puis clôturez par un avoir, une nouvelle livraison, un rejet ou un passage en perte.
• Passer un montant contesté en perteClôturez un litige en passant son montant en perte, avec approbation si votre organisation a défini un seuil.
• Mettre des factures en retard sous échéancierRépartissez les factures en retard d'un client en échéances hebdomadaires ou mensuelles, suivez l'échéancier et voyez s'il est respecté ou rompu.
• Partager un relevé de recouvrementImprimez les factures ouvertes ou partagez un lien privé pour consulter les sommes dues, payer et gérer les e-mails de rappel.
• Lire les rapports de recouvrementVoyez ce qui a été encaissé et comment, le délai moyen de paiement (DSO), les promesses tenues, les paiements après rappel, les pertes, les agents et les motifs de litige.
• Comprendre le carnet de crédit et RecouvrementLe lien entre le carnet de crédit, l'espace Recouvrement et les factures Comptabilité, pourquoi leur ancienneté peut différer et où enregistrer un paiement.
• Activer le carnet de crédit et ses rappelsActivez le carnet de crédit, définissez les délais et coordonnées de paiement, puis réglez le calendrier et les canaux des rappels.
• Voir qui vous doit dans le carnet de créditUtilisez le carnet de crédit pour voir chaque client ayant un solde, son retard, une ancienneté par tranches de 30 jours, et exporter la liste.
• Noter une promesse de paiement dans le carnet de créditGardez des notes sur le compte d'un client et enregistrez une promesse de paiement à une date. Les rappels attendent la promesse, puis indiquent si elle a été tenue.
• Envoyer les rappels du carnet de créditTraitez la liste quotidienne de rappels du carnet de crédit : envoyez chaque message depuis votre WhatsApp en un geste, reportez-le, notez une promesse ou ignorez-le.
• Partager un relevé du carnet de créditImprimez ou exportez un relevé client, partagez son lien privé pour téléphone et désactivez ce lien à tout moment.
• Enregistrer un paiement dans le carnet de créditEnregistrez les espèces ou la carte versées par un client sur son solde ; avec Comptabilité, c'est un reçu Comptabilité. Imprimez ou envoyez un reçu sur WhatsApp.
• Lire le rapport du carnet de créditVoyez ce que les clients ont payé sur leur compte sur une période, combien ont payé après un rappel et combien de promesses ont été tenues ou non.