Enregistrer un paiement dans le carnet de crédit

Quand un client paie une partie de ce qu'il doit, vous pouvez l'enregistrer sur son compte du carnet de crédit. Le solde baisse aussitôt, le carnet de crédit et les relevés sont mis à jour, et vous pouvez remettre au client un reçu indiquant le nouveau solde.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Crédit : qui doit, enregistrer les paiements.
• Enregistrez chaque paiement à un seul endroit : dans le carnet de crédit, sur un dossier de Recouvrement ou dans Comptabilité (voir le carnet de crédit et Recouvrement).

Étapes

Depuis le compte du client (avec un reçu)

1. Ouvrez Recouvrement → Carnet de crédit et sélectionnez le client.
2. Allez à Encaisser un paiement. Le Montant est prérempli avec tout le solde ; modifiez-le si le client a payé une partie.
3. Dans Payé par, choisissez Espèces ou Carte.
4. Facultatif : saisissez une Note, par exemple une référence de virement.
5. Sélectionnez Enregistrer le paiement.
6. Le reçu apparaît en haut de la page avec le paiement et le nouveau solde. Sélectionnez L'imprimer, ou L'envoyer sur WhatsApp pour ouvrir WhatsApp avec le texte du reçu.

Depuis la liste des débiteurs

1. Ouvrez Recouvrement → Qui nous doit.
2. Sélectionnez Enregistrer un paiement sur la ligne du client, ou en haut de la page.
3. Choisissez le Client si nécessaire. Le Montant est par défaut tout le solde.
4. Facultatif : saisissez une Note.
5. Sélectionnez Enregistrer un paiement. Le Relevé du client s'ouvre avec le paiement et le nouveau solde.

Bon à savoir

• Avec Comptabilité activée, c'est un reçu Comptabilité. Le paiement devient un seul reçu Comptabilité qui règle les factures Comptabilité ouvertes du client, les plus anciennes échues d'abord ; tout excédent reste en crédit du client. Les factures sont soldées dans Comptabilité et le dossier de Recouvrement est mis à jour lui aussi. Si Comptabilité refuse le reçu (par exemple parce que la période est clôturée), le paiement n'est pas enregistré et la page en indique la raison.
• Sans Comptabilité, le paiement réduit uniquement le solde du compte du client.
• Vous réglez une facture précise ? Enregistrez le paiement sur le dossier de Recouvrement en cochant la facture, ou dans Comptabilité (voir enregistrer un paiement sur un dossier).
• Les paiements règlent d'abord les montants les plus anciens dans le carnet de crédit. C'est ainsi que sont calculés l'ancienneté et les éléments ouverts du relevé.
• Pas de double saisie. Si la page est envoyée deux fois (un double clic, une connexion lente), le paiement est enregistré une seule fois.
• Qui l'a encaissé. Le rapport du carnet de crédit affiche les paiements par personne qui les a enregistrés ; voir le rapport du carnet de crédit.
• Une promesse tenue. Si le client avait promis de payer, le paiement compte pour cette promesse ; voir noter une promesse de paiement.
• Chaque paiement est inscrit dans le journal d'audit.