Traiter les paiements échoués et non rapprochés
Certains paiements n'arrivent pas là où ils devraient : un prélèvement par carte est refusé, un paiement par lien ne peut pas être comptabilisé, un chèque revient impayé, une ligne bancaire reste non rapprochée. Chacun attend dans Paiements échoués et non rapprochés jusqu'à ce que quelqu'un le traite et indique comment, pour que rien ne soit oublié.
Avant de commencer
- Il vous faut le droit Rapprocher les paiements et traiter ceux qui ont échoué.
- Choisissez Qui traite les problèmes de paiement dans les paramètres de Recouvrement, pour que les nouveaux éléments aient un responsable.
Étapes
- Ouvrez Recouvrement → Paiements échoués et non rapprochés. Les éléments Ouverts s'affichent en premier.
- Lisez chaque ligne : le Type, le Client, le Montant, le nombre de Jours d'attente et la Note.
- Sélectionnez Ouvrir pour accéder à ce qui est concerné, par exemple le dossier du client ou la ligne bancaire.
- Pour confier un élément à un collègue, choisissez-le sous Responsable et sélectionnez Attribuer.
- Une fois le problème réglé, choisissez l'Issue : Comptabilisé manuellement, Remboursé, Payé autrement, Passé en perte ou Autre.
- Saisissez le Mode de traitement. Cette note est obligatoire.
- Sélectionnez Résoudre. L'élément passe dans Résolu, avec votre note.
- Pour consulter l'historique, choisissez Résolu ou Tous en haut et sélectionnez Afficher.
[SHOT collections-col-exceptions 1440x900]Capture d'écran à venir: Recouvrement → Paiements échoués et non rapprochés : quatre lignes ouvertes (Prélèvement automatique refusé, Chèque impayé, Ligne bancaire non rapprochée, Paiement par lien non comptabilisé) avec client, montant, jours et note, un sélecteur Responsable avec Attribuer, et Issue avec la note obligatoire et Résoudre
Les types d'éléments
| Type | Origine |
|---|---|
| Prélèvement automatique refusé | La carte enregistrée d'un abonnement a été refusée. |
| Paiement du prestataire sans demande | Paymob a signalé un paiement que Kluvan n'avait pas demandé. |
| Paiement par lien non comptabilisé | Un lien de paiement a été payé, mais Comptabilité a refusé le reçu (par exemple une période clôturée). |
| Reçu refusé par Comptabilité | Un paiement arrivé par une autre voie n'a pas pu devenir un reçu Comptabilité. |
| Chèque impayé | Quelqu'un a marqué un chèque Impayé sur un dossier. |
| Ligne bancaire non rapprochée | Une ligne bancaire entrante est restée non rapprochée plus longtemps que votre paramètre. |
| Remboursement en attente | De l'argent à rendre à un client. |
Bon à savoir
- Rien n'est comptabilisé depuis cette page. Résoudre enregistre ce qui a été fait ; aucune écriture n'est passée. Si vous comptabilisez un paiement à la main, enregistrez-le d'abord dans Comptabilité ou sur le dossier, puis résolvez l'élément avec Comptabilisé manuellement.
- Qui et quand sont conservés avec chaque élément résolu.
- Aujourd'hui et alertes. Les éléments ouverts apparaissent dans Aujourd'hui pour les personnes qui les traitent, et le dirigeant reçoit une alerte quand des paiements bancaires restent trop longtemps non rapprochés.
- Voir aussi : rapprocher les paiements bancaires et enregistrer un paiement ou un chèque.
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