ধারের খাতায় পেমেন্টের প্রতিশ্রুতি লিখুন

খাতার প্রতি গ্রাহকের হিসাব পেজে বাকি দেনা, কথোপকথন ও প্রতিশ্রুতি থাকে। নোট ও প্রতিশ্রুতি দলকে একই তথ্য দেয় এবং গ্রাহক কথা রাখার সময় খাতার অনুস্মারক থামায়।

শুরু করার আগে

• ধার: পাওনা দেখুন, পেমেন্ট লিখুন অধিকার লাগে।
• Collections কর্মক্ষেত্রে হলে কেসে লিখুন: কেসে প্রতিশ্রুতি লিখুন দেখুন।

ধাপ

1. Collections → ধারের খাতা খুলে গ্রাহকের নাম নিন।
2. আপনার পাওনা (বা আপনার পক্ষে), দেরির দিনসহ মেয়াদোত্তীর্ণ, গ্রাহকের শর্ত ও খোলা প্রতিশ্রুতির প্রতিশ্রুত দিন পড়ুন।
3. এখনো দিতে হবে দেখুন: প্রতি খোলা অঙ্কের তারিখ, প্রাপ্য দিন ও বাকি। দেরির লাইন চিহ্নিত।
4. কথোপকথনে নোট যোগ করুন (কল, সাক্ষাৎ) লিখে সংরক্ষণ করুন নিন। যেমন: "কল হয়েছে, বৃহস্পতিবার স্থানান্তর করবেন।"
5. পেমেন্টের প্রতিশ্রুত দিন-এ দিন নিন, অঙ্ক বলা হলে অঙ্ক দিন। ব্যালান্স মেটানোর কথা হলে খালি রাখুন। প্রয়োজনে নোট দিন।
6. সংরক্ষণ করুন নিন।
7. যোগাযোগ-এ স্টেটমেন্ট ও অনুস্মারকের ইমেল ও ভাষা যাচাই করুন। বদল দরকার হলে করে সংরক্ষণ করুন নিন।
8. ইতিহাস-এ প্রতি অনুস্মারক, নোট, প্রতিশ্রুতি, স্টেটমেন্ট লিংক ও পেমেন্ট কে করেছেন দেখুন।

জেনে রাখা ভালো

• প্রতিশ্রুতি দিন পর্যন্ত অনুস্মারক থামায়। লেখার পরে পেমেন্ট প্রতিশ্রুত অঙ্কে পৌঁছালে রাখা হয়েছে হয় (অঙ্ক না থাকলে যেকোনো পেমেন্ট); প্রতিশ্রুতি সরে এবং ওই দিন থেকে অনুস্মারকের ছন্দ আবার চলে।
• ভাঙা প্রতিশ্রুতি ফেরে। কিছু না দিয়ে দিন পেরোলে একটি দৃঢ় অনুস্মারক যায়, অনুমোদিত সর্বোচ্চ অনুস্মারক হয়ে গেলেও। তালিকায় প্রতিশ্রুত দিন পেরিয়েছে।
• প্রতি গ্রাহকে এক প্রতিশ্রুতি, ইনভয়েসে নয়। নতুনটি খোলা পুরোনোটি বদলায়। Collections কেসে নির্বাচিত ইনভয়েসে প্রতিশ্রুতি থাকে।
• গ্রাহককে অনুস্মারক নয়। যোগাযোগ-এ এই গ্রাহককে অনুস্মারক নয় (তাঁর বা আপনার ইচ্ছা), অথবা শুধু ইমেলে ইমেল নয় (গ্রাহকের অনুরোধ) টিক দিন। খাতা অনুস্মারক নেই ব্যাজ দেখায়।
• গ্রাহকভিত্তিক শর্ত। ব্যবস্থাপক এখানে নিজস্ব পরিশোধের দিন দিতে পারেন। প্রতিষ্ঠানের শর্তে খালি রাখুন।
• এখান থেকে WhatsApp অনুস্মারক, স্টেটমেন্ট লিংক ও পেমেন্টও নেওয়া যায়: স্টেটমেন্ট শেয়ার করুন ও পেমেন্ট লিখুন দেখুন।