Soumettre une note de frais

Une note demande le remboursement d'argent dépensé pour l'entreprise. Vous pouvez la commencer sur téléphone en photographiant le reçu.

Avant de commencer

• Chacun possède Créer ses propres notes de frais, sauf si un responsable lui a retiré ce droit.

Étapes

1. Ouvrez Notes de frais → Notes de frais sur téléphone ou ordinateur.
2. Sous Photographier un reçu, prenez une photo ou choisissez un PDF, puis sélectionnez Ajouter le reçu. Une nouvelle note commence avec ce reçu.
3. Vérifiez la ligne. Si le lecteur de factures est activé, Commerçant, date, total, TVA sur le reçu, Numéro fiscal du fournisseur et catégorie sont remplis et marqués Lu sur la photo. Sinon, Photo conservée : saisissez les montants apparaît : saisissez-les.
4. Cochez C'est une facture fiscale si c'est le cas, et Payé avec la carte d'entreprise (rien à rembourser) si vous l'avez utilisée.
5. Ajoutez les lignes nécessaires : Ajouter une photo de reçu, Saisir un reçu, Ajouter des indemnités kilométriques, avec kilomètres et De → à, ou Ajouter une indemnité journalière, avec zone et jours.
6. Lisez le Contrôle de la politique. Corrigez les éléments signalés, par exemple Photo du reçu manquante.
7. Sélectionnez Soumettre pour approbation.

Pour commencer sans photo, saisissez l'Objet sous Commencer une note de frais vide, puis sélectionnez Commencer la note de frais.

Bon à savoir

• Le lecteur de factures est un service d'IA en accès anticipé payé avec les crédits IA de votre organisation (Facturation → Crédits IA). Chaque page lue compte aussi dans la limite mensuelle de lectures de votre formule. S'il est désactivé, occupé ou incapable de lire la photo, celle-ci reste conservée et vous saisissez la ligne.
• Les photos sont stockées de manière privée avec les documents de votre organisation, pas avec les images produits.
• Une note accepte jusqu'à 50 lignes et 30 fichiers. Aucune date ne peut être postérieure à aujourd'hui.
• Le même reçu, avec commerçant, date et total identiques, ne peut être demandé deux fois. La ligne indique Également dans avec le numéro de l'autre note ; retirez-la avant de soumettre.
• Une ligne trop élevée ou trop ancienne ne vous bloque pas : la note va au propriétaire, avec Hors politique : le propriétaire décide de cette note de frais.
• Une note renvoyée affiche Renvoyée avec l'explication de l'approbateur. Corrigez et soumettez à nouveau. Un rejet est définitif.
• Une note entièrement payée par carte d'entreprise se clôture à l'approbation : rien n'est à rembourser.
• Kilométrage et indemnités utilisent les taux de votre organisation. Les distances sont saisies en kilomètres, sans cartes.
• Les reçus dans une autre devise sont saisis dans la devise de votre organisation.
• Ensuite : Approuver, renvoyer ou rejeter une note.