Configurer les notes de frais

Les paramètres déterminent les approbateurs, les cas réservés au propriétaire, les justificatifs photographiques requis, vos taux kilométriques et journaliers, et la comptabilisation des notes approuvées.

Avant de commencer

• Notes de frais doit être inclus dans votre formule : voir Choisir vos apps.
• Vous devez être responsable ou propriétaire.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Notes de frais.
2. Cochez Utiliser les notes de frais et la petite caisse. L'activation concerne toutes les succursales visibles pour vous.
3. Sous Approbation, choisissez les Étapes : Une étape ou Deux étapes : un responsable, puis le propriétaire.
4. Avec une étape, choisissez le Premier approbateur : responsable ou propriétaire.
5. Renseignez Montant maximum d'une note de frais sans le propriétaire et Les lignes de plus de (jours) nécessitent le propriétaire. Laissez la limite vide pour n'en imposer aucune.
6. Réglez Photo du reçu exigée au-delà de : un reçu dépassant ce montant ne peut être soumis sans photo.
7. Réglez Alerter le propriétaire lorsqu'une note de frais attend plus de (jours) et Alerter lorsqu'une caisse descend sous (% de son fonds).
8. Sous Catégories, définissez Montant maximum d'une ligne, le traitement TVA et, avec Comptabilité, le Compte de Comptabilité.
9. Sous Indemnités kilométriques et journalières, saisissez Taux kilométrique par km et le taux Par jour de chaque zone. Utilisez Nouvelle zone pour en ajouter une.
10. Sous Comptes de Comptabilité, vérifiez Notes de frais dues à l'équipe, Carte d'entreprise et Les virements bancaires partent de.
11. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• Une note dépassant une limite ou trop ancienne va au propriétaire. Personne n'approuve sa propre note, sauf lui.
• Les taux kilométriques et journaliers sont les vôtres : aucun n'est une indemnité légale.
• TVA par catégorie : Récupérable avec une facture fiscale, Jamais récupérable ou Pas de TVA.
  • Émirats arabes unis : la TVA déductible se récupère seulement sur une facture fiscale portant le TRN du fournisseur. Sous Facture fiscale simplifiée en dessous de, 10 000 AED par défaut, le reçu est marqué comme facture simplifiée et reste récupérable. Voir Émirats arabes unis.
  • Égypte : la TVA se récupère si votre organisation facture la TVA et si le reçu est une facture fiscale. Voir Égypte.
• Avec Comptabilité, une note approuvée passe une écriture : compte de charges de chaque ligne et TVA récupérable contre Notes de frais dues à l'équipe, par défaut le compte de paie à payer. La déclaration de TVA reprend cette taxe. Le compte de carte d'entreprise et chaque compte de petite caisse sont créés à la première utilisation.
• Sans Comptabilité, notes approuvées et dépenses vont dans la page simple Dépenses, par catégorie.
• Ensuite : Soumettre une note de frais.