Configurar los reembolsos de gastos

La configuración determina quién aprueba los reembolsos, cuándo debe decidir el propietario, qué recibos necesitan foto, las tarifas propias de kilometraje y viáticos, y dónde se contabilizan los reembolsos aprobados.

Antes de empezar

• Su plan debe incluir Gastos. Consulte Elegir sus aplicaciones.
• Debe ser gerente o propietario.

Pasos

1. Abra Configuración → Gastos.
2. Marque Usar reembolsos de gastos y caja chica. Se activa en todas las sucursales que puede ver.
3. En Aprobación, elija los Pasos: Un paso o Dos pasos: un gerente y luego el propietario.
4. Si elige un paso, seleccione Quién aprueba primero: un gerente o el propietario.
5. Introduzca Importe máximo de un reembolso sin el propietario y Las líneas con más de (días) requieren al propietario. Deje el límite vacío si no desea ninguno.
6. Configure Foto del recibo obligatoria a partir de: un recibo que supere ese importe no puede enviarse sin foto.
7. Configure Alertar al propietario cuando un reembolso espera más de (días) y Alertar cuando una caja baje de (% de su fondo fijo).
8. En Categorías, configure para cada categoría Importe máximo por línea, su tratamiento del IVA y, con Contabilidad, su Cuenta de Contabilidad.
9. En Kilometraje y viáticos, introduzca la Tarifa de kilometraje por km y la tarifa Por día de cada zona de viáticos. Use Nueva zona para añadir una.
10. En Cuentas de Contabilidad, revise Reembolsos adeudados al equipo, Tarjeta de empresa y Las transferencias bancarias salen de.
11. Seleccione Guardar.

Conviene saber

• Si un reembolso supera un límite o es anterior a la fecha límite, pasa al propietario. Nadie aprueba su propio reembolso, salvo el propietario.
• Las tarifas de kilometraje y viáticos son propias de su organización: ninguna constituye una asignación legal.
• IVA por categoría: Recuperable con factura fiscal, Nunca recuperable o Sin IVA.
  • EAU: solo se recupera IVA soportado con una factura fiscal que incluya el TRN del proveedor. Por debajo de Factura fiscal simplificada por debajo de (10.000 AED por defecto), el recibo se marca como factura fiscal simplificada y sigue siendo recuperable. Consulte EAU.
  • Egipto: se recupera IVA cuando la organización cobra IVA y el recibo es una factura fiscal. Consulte Egipto.
• Con Contabilidad, aprobar un reembolso genera un asiento: cuenta de gasto de cada línea e IVA recuperable contra Reembolsos adeudados al equipo (nómina por pagar por defecto). La declaración de IVA toma ese IVA. La cuenta de tarjeta de empresa y una cuenta de efectivo por caja chica se crean al usarlas por primera vez.
• Sin Contabilidad, los reembolsos aprobados y los gastos pasan a la página simple Gastos, por categoría.
• A continuación: presentar un reembolso de gastos.