Gestionar una caja chica

Una caja chica es el efectivo que una sucursal reserva para compras pequeñas. Cada caja tiene un custodio, el fondo fijo que debería contener y un estado de cuenta de todos sus movimientos.

Antes de empezar

• Un gerente debe abrir la caja. El custodio necesita Llevar una caja chica; los gerentes tienen este permiso.

Pasos

Para abrir una caja:

1. Abra Gastos → Caja chica.
2. Abra Abrir una caja chica.
3. Escriba el Nombre de la caja, elija la sucursal y el Custodio, e introduzca el Fondo fijo.
4. Seleccione Abrir la caja.

Para utilizarla:

1. Seleccione la caja en la lista. Se abre el estado de cuenta del mes actual.
2. Para añadir dinero, abra Reponer, introduzca el importe y seleccione Reponer. El formulario muestra cuánto falta para recuperar el fondo fijo.
3. Para registrar una compra, abra Gastar de la caja. Introduzca Comercio, importe, IVA, Número de identificación fiscal del proveedor y categoría, y marque Es una factura fiscal cuando corresponda. Seleccione Registrar el gasto.
4. Para comprobar el efectivo, abra Contar la caja, introduzca lo contado y seleccione Guardar el recuento. La diferencia se registra como sobrante o faltante de caja chica.
5. Para consultar otro mes, selecciónelo encima del estado de cuenta.

Conviene saber

• Las reposiciones proceden del banco.
• El saldo nunca puede ser negativo.
• Tras un recuento, el saldo pasa a ser el importe contado.
• Los reembolsos pagados desde la caja aparecen en su estado de cuenta con su número. Consulte Pagar un reembolso aprobado.
• Los gastos de caja usan recibos introducidos a mano. Para conservar una foto, el custodio presenta un reembolso y lo paga desde la caja.
• El propietario recibe una alerta cuando la caja baja de su umbral (un porcentaje del fondo fijo establecido en la configuración).
• Con Contabilidad, cada caja tiene una cuenta de efectivo propia, creada al usarla por primera vez. Las reposiciones trasladan dinero del banco a la caja; los gastos contabilizan el gasto y el IVA recuperable; las diferencias de recuento se contabilizan como sobrante o faltante de efectivo.
• Sin Contabilidad, los gastos y los faltantes de recuento pasan a la página simple Gastos. Las reposiciones y los pagos de reembolsos no son gastos, por lo que no se registra nada más.
• Use Modificar la caja para cambiar el nombre, el custodio o el fondo fijo, o marcar Cerrar esta caja. Las cajas se cierran; nunca se eliminan.