খুচরা নগদের বাক্স চালান

খুচরা নগদের বাক্স হল ছোট কেনাকাটার জন্য শাখার রাখা নগদ। প্রতিটি বাক্সে রক্ষক, থাকার কথা এমন নির্ধারিত অর্থ এবং সব লেনদেনের বিবরণ থাকে।

শুরুর আগে

• বাক্স খুলতে ব্যবস্থাপক দরকার। রক্ষকের খুচরা নগদের বাক্স রাখা অনুমতি দরকার; ব্যবস্থাপকদের থাকে।

ধাপ

বাক্স খুলতে:

1. Expenses → খুচরা নগদ খুলুন।
2. খুচরা নগদের বাক্স খুলুন খুলুন।
3. বাক্সের নাম লিখুন, শাখা ও রক্ষক বাছুন এবং নির্ধারিত অর্থ লিখুন।
4. বাক্স খুলুন বাছুন।

বাক্স ব্যবহার করতে:

1. তালিকায় বাক্স বাছুন। চলতি মাসের বিবরণ খুলবে।
2. অর্থ যোগে অর্থ যোগ করুন খুলে পরিমাণ লিখুন ও অর্থ যোগ করুন বাছুন। নির্ধারিত পরিমাণে ফিরতে কত লাগবে ফর্ম দেখায়।
3. কেনাকাটা লিখতে বাক্স থেকে খরচ খুলুন। বিক্রেতা, পরিমাণ, VAT, সরবরাহকারীর কর নম্বর, বিভাগ লিখুন এবং কর ইনভয়েস হলে এটি কর ইনভয়েস টিক দিন। ব্যয় নথিভুক্ত করুন বাছুন।
4. নগদ পরীক্ষায় বাক্স গুনুন খুলে গোনা অর্থ লিখুন ও গণনা সংরক্ষণ বাছুন। পার্থক্য খুচরা নগদের বাড়তি বা ঘাটতি হিসেবে ওঠে।
5. অন্য মাস দেখতে বিবরণের ওপরে বাছুন।

জেনে রাখুন

• যোগ করা অর্থ ব্যাংক থেকে আসে।
• বাক্সের স্থিতি শূন্যের নিচে যায় না।
• গোনার পরে স্থিতি গোনা পরিমাণ হয়।
• বাক্স থেকে মেটানো দাবি বিবরণে দাবি নম্বরসহ থাকে। অনুমোদিত দাবি পরিশোধ করুন দেখুন।
• বাক্সের ব্যয় টাইপ করা রসিদ নেয়। ছবি রাখতে রক্ষক দাবি জমা দিয়ে বাক্স থেকে মেটান।
• নিম্নসীমার নিচে নামলে মালিক সতর্কতা পান (নির্ধারিত অর্থের %, সেটিংস-এ ঠিক করা)।
• Books থাকলে প্রতিটি বাক্সের নিজস্ব নগদ খাতা প্রথম ব্যবহারে তৈরি হয়। অর্থ যোগ ব্যাংক থেকে বাক্সে আনে; ব্যয় খরচ ও উদ্ধারযোগ্য VAT পোস্ট করে; গণনার পার্থক্য নগদের বাড়তি বা ঘাটতিতে ওঠে।
• Books না থাকলে ব্যয় ও গণনার ঘাটতি সহজ খরচ পৃষ্ঠায় যায়। অর্থ যোগ ও দাবি মেটানো খরচ নয়, তাই বাড়তি কিছু লেখা হয় না।
• নাম, রক্ষক বা নির্ধারিত অর্থ বদলাতে অথবা এই বাক্স বন্ধ করুন টিক দিতে বাক্স পরিবর্তন ব্যবহার করুন। বাক্স বন্ধ হয়, কখনো মোছে না।