দাবি অনুমোদন, ফেরত বা প্রত্যাখ্যান করুন

জমা দেওয়া দাবি নীতিতে নির্ধারিত অনুমোদনকারীর অপেক্ষা করে: ব্যবস্থাপক, মালিক, অথবা আগে ব্যবস্থাপক তারপর মালিক। অনুমোদন পৃষ্ঠা আপনার অপেক্ষায় যা আছে দেখায়।

শুরুর আগে

• খরচের দাবি অনুমোদন অনুমতি দরকার। নীতির বাইরের দাবি ও মালিকের ধাপে মালিক দরকার।

ধাপ

1. Expenses → অনুমোদন খুলুন। সিদ্ধান্তের জন্য আপনার অপেক্ষায় থাকা দাবি, ব্যক্তি, মোট, ধাপ ও অপেক্ষার দিন দেখায়।
2. খুলতে দাবি বাছুন।
3. প্রতিটি লাইন, রসিদের ছবি ও নীতি পরীক্ষা দেখুন।
4. আপনার সিদ্ধান্ত-এ ব্যাখ্যা চাইলে ব্যক্তির জন্য নোট লিখুন।
5. অনুমোদন, ব্যক্তিকে ফেরত বা প্রত্যাখ্যান বাছুন।

জেনে রাখুন

• ফেরত বা প্রত্যাখ্যানে নোট দরকার। ফেরত দাবি সংশোধন ও আবার জমার জন্য ব্যক্তির কাছে যায়। প্রত্যাখ্যাত দাবি চূড়ান্ত।
• মালিক ছাড়া কেউ নিজের দাবি অনুমোদন করেন না। দুই ধাপের নীতিতে একই ব্যক্তি দুই ধাপ অনুমোদন করেন না। মালিক ব্যবস্থাপকের ধাপ অনুমোদন করলে মালিকের ধাপও শেষ হয়।
• নীতির বাইরে দাবি (সীমার বেশি, শেষ গ্রহণযোগ্য সময়ের চেয়ে পুরনো) মালিক সিদ্ধান্ত নেন।
• ফেরত বা প্রত্যাখ্যাত দাবি রসিদ মুক্ত করে, যাতে একই রসিদ আবার সঠিকভাবে দাবি করা যায়।
• শেষ ধাপে অনুমোদনের পরে হিসাবে ওঠে:
  • Books থাকলে জার্নাল প্রতিটি লাইনের খরচের খাতা ও উদ্ধারযোগ্য ইনপুট VAT ডেবিট করে এবং দলকে প্রদেয় দাবি ক্রেডিট করে; কোম্পানি কার্ডের লাইন বদলে কোম্পানি কার্ড খাতা ক্রেডিট করে;
  • Books না থাকলে প্রতিটি লাইন তার বিভাগে সহজ খরচ পৃষ্ঠায় যায়।
• সেটিংস-এর দিনের বেশি অপেক্ষা করলে বা নীতির বাইরে দাবি জমা হলে মালিক সতর্কতা পান।
• সবার দাবিসহ খরচের দাবি ও রিপোর্ট দৃশ্যে বিভাগ, ব্যক্তি, শাখা ও মাস অনুযায়ী ব্যয়, বকেয়া দাবি, নীতি লঙ্ঘন ও উদ্ধারযোগ্য VAT দেখায়, CSV ডাউনলোড ও Excel ডাউনলোডসহ।
• এরপর: অনুমোদিত দাবি পরিশোধ করুন।