Approuver, renvoyer ou rejeter une note de frais

Les notes soumises attendent l'approbateur prévu par votre politique : un responsable, le propriétaire, ou un responsable puis le propriétaire. La page Approbations liste celles qui vous attendent.

Avant de commencer

• Vous devez avoir Approuver les notes de frais. Les notes hors politique et l'étape du propriétaire nécessitent le propriétaire.

Étapes

1. Ouvrez Notes de frais → Approbations. À décider liste les notes avec personne, total, étape et nombre de jours d'attente.
2. Sélectionnez une note pour l'ouvrir.
3. Vérifiez chaque ligne, la photo du reçu et le Contrôle de la politique.
4. Sous Votre décision, ajoutez une Note pour la personne pour expliquer votre choix si nécessaire.
5. Sélectionnez Approuver, Renvoyer à la personne ou Rejeter.

Bon à savoir

• Renvoyer ou rejeter nécessite une note. La personne peut corriger une note renvoyée et la soumettre de nouveau. Un rejet est définitif.
• Personne n'approuve sa propre note, sauf le propriétaire. Avec deux étapes, une même personne n'approuve jamais les deux. Lorsque le propriétaire approuve l'étape du responsable, son étape est aussi terminée.
• Une note Hors politique, dépassant une limite ou trop ancienne, est décidée par le propriétaire.
• Les notes renvoyées ou rejetées libèrent leurs reçus pour permettre une nouvelle demande correcte.
• Après approbation de la dernière étape, la note est comptabilisée :
  • avec Comptabilité, une écriture débite le compte de charges de chaque ligne et la TVA déductible récupérable, et crédite Notes de frais dues à l'équipe ; les lignes de carte d'entreprise créditent plutôt son compte ;
  • sans Comptabilité, chaque ligne est enregistrée dans la page simple Dépenses, sous sa catégorie.
• Le propriétaire reçoit une alerte lorsque l'attente dépasse le délai des paramètres, ainsi que pour toute note soumise hors politique.
• Notes de frais, avec Notes de frais de tous, et la vue des rapports montrent dépenses par catégorie, personne, succursale et mois, notes en cours, infractions et TVA récupérable, avec Télécharger le CSV et Télécharger en Excel.
• Ensuite : Rembourser une note approuvée.