Gérer une petite caisse

Une petite caisse contient l'argent conservé par une succursale pour ses petits achats. Chaque caisse a un gardien, un fonds cible et un relevé de tous ses mouvements.

Avant de commencer

• Un responsable doit ouvrir la caisse. Le gardien doit avoir Tenir une caisse de menues dépenses ; les responsables possèdent ce droit.

Étapes

Pour ouvrir une caisse :

1. Ouvrez Notes de frais → Petite caisse.
2. Ouvrez Ouvrir une petite caisse.
3. Saisissez le Nom de la caisse, choisissez la succursale et le Gardien, puis saisissez le Fonds de caisse.
4. Sélectionnez Ouvrir la caisse.

Pour utiliser une caisse :

1. Sélectionnez-la dans la liste. Le relevé du mois courant s'ouvre.
2. Pour ajouter de l'argent, ouvrez Réapprovisionner, saisissez le montant et sélectionnez Réapprovisionner. Le formulaire indique la somme nécessaire pour retrouver le fonds cible.
3. Pour un achat, ouvrez Dépenser depuis la caisse. Saisissez Commerçant, montant, TVA, Numéro fiscal du fournisseur et catégorie. Cochez C'est une facture fiscale si c'est le cas. Sélectionnez Enregistrer la dépense.
4. Pour vérifier les espèces, ouvrez Compter la caisse, saisissez le montant compté et sélectionnez Enregistrer le comptage. L'écart est enregistré comme excédent ou manquant de petite caisse.
5. Pour voir un autre mois, choisissez-le au-dessus du relevé.

Bon à savoir

• Les réapprovisionnements proviennent de la banque.
• Le solde ne peut jamais devenir négatif.
• Après comptage, le solde devient le montant compté.
• Les notes payées depuis la caisse figurent sur son relevé avec leur numéro. Voir Rembourser une note approuvée.
• Une dépense de caisse utilise un reçu saisi. Pour conserver une photo, le gardien soumet une note de frais et la paie depuis la caisse.
• Le propriétaire reçoit une alerte si la caisse passe sous son seuil bas, pourcentage du fonds défini dans les paramètres.
• Avec Comptabilité, chaque caisse a son compte d'espèces, créé à la première utilisation. Les réapprovisionnements transfèrent de la banque à la caisse ; les dépenses enregistrent charge et TVA récupérable ; les écarts vont aux excédents ou manquants de caisse.
• Sans Comptabilité, dépenses et manquants vont dans la page simple Dépenses. Réapprovisionnements et remboursements ne sont pas des charges supplémentaires : aucune autre dépense n'est écrite.
• Utilisez Modifier la caisse pour renommer, changer de gardien ou de fonds, ou cocher Clôturer cette caisse. Une caisse se clôture, elle ne se supprime jamais.