Rembourser une note de frais approuvée

Une note approuvée représente une somme due par l'entreprise à la personne. Vous la remboursez par petite caisse, virement ou prochaine paie ; elle se clôture à l'état Payée.

Avant de commencer

• Vous devez avoir Payer les notes de frais. Un gardien ayant Tenir une caisse de menues dépenses peut payer des notes depuis sa propre caisse.

Étapes

1. Ouvrez Notes de frais → Approbations, puis À payer.
2. Sélectionnez la note et allez à la rubrique Rembourser suivie du montant.
3. Dans Comment, choisissez :
   • Par la petite caisse, puis la Caisse ;
   • Virement bancaire, avec la Référence (numéro de virement) ;
   • Avec la prochaine paie.
4. Vérifiez la date et sélectionnez Payer.

Pour payer plusieurs notes par banque :

1. Sur Approbations, téléchargez le Fichier de virements bancaires. Il liste les notes approuvées qui n'attendent pas la paie, avec banque, IBAN et numéro de compte de chaque personne issus de RH.
2. Effectuez les virements auprès de votre banque.
3. Marquez chaque note comme payée avec Virement bancaire et sa référence.

Bon à savoir

• Le solde d'une caisse ne peut jamais être négatif : faute de fonds, le paiement est refusé. La caisse de la succursale de la note est normalement utilisée ; un responsable peut en choisir une autre.
• Le fichier bancaire est un CSV ordinaire, sans format propre à une banque. Vérifiez que votre banque l'accepte.
• Avec la prochaine paie nécessite RH et paie activé. La note reste En attente du traitement de la paie jusqu'à son paiement comme remboursement non imposé, puis se clôture avec la référence du traitement.
• Une note dont toutes les lignes ont été payées par carte d'entreprise se clôture à l'approbation, sans paiement.
• Avec Comptabilité, un remboursement par caisse ou banque passe une écriture soldant Notes de frais dues à l'équipe contre le compte de caisse ou bancaire.
• Voir Gérer une petite caisse pour réapprovisionner avant de payer.