Aprobar, devolver o rechazar un reembolso

Los reembolsos presentados esperan a quien indique la política: un gerente, el propietario o un gerente seguido del propietario. La página Aprobaciones muestra los que le corresponden.

Antes de empezar

• Necesita el permiso Aprobar reembolsos de gastos. Los que incumplen la política y el paso del propietario requieren al propietario.

Pasos

1. Abra Gastos → Aprobaciones. Por decidir muestra los reembolsos que le esperan, con persona, total, paso y días de espera.
2. Seleccione uno para abrirlo.
3. Revise cada línea, la foto del recibo y la Comprobación de política.
4. En Su decisión, escriba una Nota para la persona si desea explicar algo.
5. Seleccione Aprobar, Devolver a la persona o Rechazar.

Conviene saber

• Devolver o rechazar exige una nota. Un reembolso devuelto vuelve a la persona para corregirlo y enviarlo de nuevo. Un rechazo es definitivo.
• Nadie aprueba su propio reembolso, salvo el propietario. En una política de dos pasos, la misma persona nunca aprueba ambos. Si el propietario aprueba el paso del gerente, también queda hecho el del propietario.
• El propietario decide sobre los reembolsos Fuera de la política (por superar un límite o ser anteriores a la fecha límite).
• Devolver o rechazar libera los recibos, para poder solicitar su reembolso correctamente de nuevo.
• Al aprobar el último paso, se contabiliza el reembolso:
  • con Contabilidad, un asiento carga la cuenta de gasto de cada línea y el IVA soportado recuperable, y abona Reembolsos adeudados al equipo; las líneas de tarjeta de empresa abonan en cambio la cuenta de esa tarjeta;
  • sin Contabilidad, cada línea pasa a la página simple Gastos, en su categoría.
• El propietario recibe una alerta si la espera supera los días fijados en la configuración o si se presenta un reembolso fuera de la política.
• Reembolsos de gastos, con Reembolsos de todos, y la vista de informes muestran gastos por categoría, persona, sucursal y mes, reembolsos pendientes, incumplimientos de política e IVA recuperable, con Descargar CSV y Descargar Excel.
• A continuación: pagar un reembolso aprobado.