সাবস্ক্রিপশনের বিল করুন ও পেমেন্ট লিখুন

সাবস্ক্রিপশনের ইনভয়েস হাতে তৈরি করতে হয় না। প্রতিটি সাবস্ক্রিপশনের বিলের দিনে Kluvan সময়কালের ইনভয়েস তৈরি করে, আর গ্রাহক পেমেন্ট করলে তার বিপরীতে লিখে রাখেন।

শুরু করার আগে

• পেমেন্ট লেখা, আগে বিল করা বা রিমাইন্ডার পাঠাতে সাবস্ক্রিপশনের বিল করুন, পেমেন্ট নিন ও রিমাইন্ডার পাঠান অধিকার লাগে।
• ইনভয়েস কোথায় যায় দেখুন: সেটিংস → Subscriptions-এ ইনভয়েস Books-এ যায় বা ইনভয়েস গ্রাহকের হিসাবে যায় লেখা থাকে।

ধাপ

ইনভয়েস দেখুন

1. Subscriptions খুলে সাবস্ক্রিপশনের নম্বর বেছে নিন।
2. ইনভয়েস কার্ড পড়ুন: প্রতিটির নম্বর (যেমন SUB-000123-4), দিন, সময়কাল, VAT-সহ অঙ্ক, পরিশোধিত অঙ্ক ও অবস্থা। Books থাকলে নিচে Books ইনভয়েস নম্বর দেখা যায়।

পেমেন্ট লিখুন

1. বকেয়া ইনভয়েসে পেমেন্ট নিন খুলুন।
2. অঙ্ক যাচাই করুন। বাকি পরিশোধযোগ্য অঙ্ক আগে থেকেই পূরণ করা থাকে।
3. পদ্ধতি বেছে নিন: নগদ, কার্ড, ব্যাংক ট্রান্সফার, চেক বা অন্যান্য।
4. ঐচ্ছিক: ট্রান্সফারের রেফারেন্সের মতো নোট দিন।
5. লিখুন বেছে নিন। ইনভয়েসে পেমেন্ট দেখা যায়, আর অন্য কিছু অতিদেয় না থাকলে সাবস্ক্রিপশন মেয়াদোত্তীর্ণ অবস্থা ছাড়ে।

অন্যান্য কাজ

• এখন যা প্রাপ্য তার বিল করুন পরের স্বয়ংক্রিয় চালনার অপেক্ষা না করে প্রাপ্য সময়কালের ইনভয়েস তৈরি করে।
• বাতিল করুন Books-এ নেই এমন অপরিশোধিত ইনভয়েস বাতিল করে (ব্যবস্থাপকের কাজ)।
• আবার চেষ্টা করুন কারণ ঠিক করার পরে প্রত্যাখ্যাত ইনভয়েস আবার পোস্ট করে।
• মনে করান এখনই ওই ইনভয়েসের রিমাইন্ডার পাঠায়।

জেনে রাখুন

• Books চালু থাকলে প্রতিটি ইনভয়েস একটি Books কর ইনভয়েস: প্ল্যান ও সময়কালের একটি লাইন, সেটআপ ফির একটি, VAT থাকা প্ল্যানে দেশের মানক VAT, এবং প্ল্যান বদল থেকে আনা ক্রেডিট ছাড় হিসেবে। প্রতিটি লেখা পেমেন্ট ওই ইনভয়েসে বরাদ্দ Books রসিদ হয়।
• Books ছাড়া প্রতিটি ইনভয়েস VAT যোগ করে গ্রাহকের হিসাবে লাগে এবং পেমেন্ট হিসাব নিষ্পত্তি করে। ব্যালান্স Collections-এ দেখা যায়, আর সেখানে লেখা পেমেন্ট পুরোনো সাবস্ক্রিপশন ইনভয়েস আগে মেটায়।
• অন্যত্র পেমেন্টও গণনা হয়। Books-এ ইনভয়েসের বিপরীতে বা গ্রাহকের হিসাবে লেখা পেমেন্ট সাবস্ক্রিপশন ইনভয়েস পরিশোধিত করে।
• কোনো সময়কাল দুবার বিল হয় না, দুটি বিলিং চালনা একসঙ্গে হলেও। অতীতে শুরু সাবস্ক্রিপশন বাদ পড়া প্রতিটি সময়কালের বিল করে (একবারে সর্বোচ্চ ১২টি)।
• প্রত্যাখ্যাত মানে ইনভয়েস পোস্ট হয়নি, যেমন Books এখনও সেট আপ নয় বা সময়কাল বন্ধ। কারণ ঠিক করে আবার চেষ্টা করুন বেছে নিন।
• ইনভয়েসের অবস্থা: ইস্যু হচ্ছে, বকেয়া, পরিশোধিত, বাতিল, প্রত্যাখ্যাত।
• অপরিশোধিত ইনভয়েস রিমাইন্ডার সূচি অনুসরণ করে: বকেয়া ইনভয়েসের ফলো-আপ করুন দেখুন।