Menagih langganan dan mencatat pembayarannya

Anda tidak membuat faktur langganan secara manual. Pada tanggal penagihan setiap langganan, Kluvan membuat faktur periode tersebut, dan Anda mencatat pembayaran saat pelanggan membayar.

Sebelum memulai

• Untuk mencatat pembayaran, menagih lebih awal, atau mengirim pengingat, Anda memerlukan hak Tagih langganan, terima pembayarannya, dan kirim pengingat.
• Periksa tujuan faktur: Pengaturan → Langganan menyebutkan Faktur masuk Pembukuan atau Faktur masuk akun pelanggan.

Langkah

Melihat faktur

1. Buka Langganan dan pilih nomor langganan.
2. Baca kartu Faktur: nomor setiap faktur (misalnya SUB-000123-4), tanggal, periode yang dicakup, jumlah dengan PPN, jumlah dibayar, dan status. Dengan Pembukuan, nomor faktur Pembukuan ditampilkan di bawahnya.

Mencatat pembayaran

1. Pada faktur berstatus Terutang, buka Terima pembayaran.
2. Periksa jumlah. Kolom diisi dengan sisa yang harus dibayar.
3. Pilih Metode: Tunai, Kartu, Transfer bank, Cek, atau Lainnya.
4. Opsional: tambahkan catatan, misalnya referensi transfer.
5. Pilih Catat. Faktur menampilkan pembayaran, dan langganan keluar dari tunggakan jika tidak ada tunggakan lain.

Tindakan lain

• Tagih yang jatuh tempo sekarang membuat faktur untuk periode yang jatuh tempo tanpa menunggu proses otomatis berikutnya.
• Batalkan faktur membatalkan faktur belum dibayar yang tidak berada di Pembukuan (tindakan manajer).
• Coba lagi membukukan ulang faktur Ditolak setelah penyebabnya diperbaiki.
• Ingatkan mengirim pengingat faktur tersebut kepada pelanggan sekarang.

Perlu diketahui

• Dengan Pembukuan aktif, setiap faktur merupakan faktur pajak Pembukuan: satu baris untuk paket dan periode, satu untuk biaya pendaftaran, PPN standar negara jika paket dikenai PPN, serta kredit dari perubahan paket sebagai diskon. Setiap pembayaran yang dicatat menjadi tanda terima Pembukuan yang dialokasikan ke faktur tersebut.
• Tanpa Pembukuan, setiap faktur dibebankan ke akun pelanggan dengan tambahan PPN, dan pembayaran melunasi akun. Saldo muncul di Penagihan, dan pembayaran yang dicatat di sana membayar faktur langganan tertua terlebih dahulu.
• Pembayaran di tempat lain diperhitungkan. Pembayaran yang dicatat di Pembukuan untuk faktur, atau pada akun pelanggan, menandai faktur langganan lunas.
• Tidak ada periode ditagih dua kali, meskipun dua proses penagihan tumpang tindih. Langganan yang dimulai di masa lalu menagih setiap periode terlewat (hingga 12 sekaligus).
• Ditolak berarti faktur tidak dapat dibukukan, misalnya karena Pembukuan belum disiapkan atau periode ditutup. Perbaiki penyebabnya, lalu pilih Coba lagi.
• Status faktur: Sedang diterbitkan, Terutang, Lunas, Dibatalkan, Ditolak.
• Faktur belum dibayar mengikuti jadwal pengingat: lihat Menindaklanjuti faktur belum dibayar.