فوترة اشتراك وتسجيل دفعته

لا تُنشئ فواتير الاشتراكات يدويًا. في يوم فوترة كل اشتراك يُنشئ Kluvan فاتورة الفترة، وتسجّل أنت الدفعات مقابلها عندما يدفع العملاء.

قبل أن تبدأ

• لتسجيل الدفعات أو الفوترة مبكرًا أو إرسال التذكيرات تحتاج إلى صلاحية فوترة الاشتراكات واستلام مدفوعاتها وإرسال التذكيرات.
• تحقق من وجهة الفواتير: تعرض الإعدادات ← الاشتراكات إما تُسجَّل الفواتير في الحسابات أو تُسجَّل الفواتير على حساب العميل.

الخطوات

عرض الفواتير

1. افتح الاشتراكات واختر رقم الاشتراك.
2. اقرأ بطاقة الفواتير: رقم كل فاتورة (مثل SUB-000123-4)، ويومها، والفترة التي تغطيها، والمبلغ مع ضريبته، وما دُفع، وحالتها. مع الحسابات، يظهر رقم فاتورة الحسابات تحتها.

تسجيل دفعة

1. في فاتورة حالتها مستحقة، افتح استلام دفعة.
2. راجع المبلغ. يكون معبّأً بالمتبقي للسداد.
3. اختر الطريقة: نقدًا أو بطاقة أو تحويل بنكي أو شيك أو أخرى.
4. اختياري: أضف ملاحظة، مثل مرجع تحويل.
5. اختر تسجيل. تعرض الفاتورة الدفعة، ويخرج الاشتراك من التأخر عندما لا يبقى شيء آخر متأخر.

إجراءات أخرى

• فوترة المستحق الآن تُنشئ فاتورة فترة مستحقة دون انتظار التشغيل التلقائي القادم.
• إلغاء يلغي فاتورة غير مدفوعة ليست في الحسابات (إجراء للمدير).
• حاول مرة أخرى يعيد ترحيل فاتورة مرفوضة، بعد أن تعالج السبب.
• تذكير يرسل للعميل تذكيرًا بتلك الفاتورة الآن.

معلومات مفيدة

• عندما يكون تطبيق الحسابات قيد التشغيل، تكون كل فاتورة فاتورة ضريبية في الحسابات: سطر للباقة وفترتها، وسطر لرسوم التسجيل، والضريبة القياسية في بلدك عندما تكون الباقة خاضعة للضريبة، وأي رصيد مُرحَّل من تغيير الباقة كخصم. وكل دفعة تسجلها هي إيصال قبض في الحسابات مخصص لتلك الفاتورة.
• دون الحسابات، تُحمَّل كل فاتورة على حساب العميل مع إضافة الضريبة، وتسدد الدفعات الحساب. يظهر الرصيد في التحصيلات، والدفعة المسجلة هناك تسدد أقدم فواتير الاشتراك أولًا.
• تُحسب الدفعات المسجلة في مكان آخر. الدفعة المسجلة في الحسابات مقابل الفاتورة، أو على حساب العميل، تجعل فاتورة الاشتراك مدفوعة.
• لا تُفوتَر أي فترة مرتين، حتى لو تداخل تشغيلان للفوترة. والاشتراك الذي بدأ في الماضي يُفوتِر كل فترة فائتة (حتى 12 في كل مرة).
• مرفوضة تعني أن الفاتورة تعذّر ترحيلها، مثلًا لأن الحسابات لم تُعدّ بعد أو لأن الفترة مقفلة. عالج السبب، ثم اختر حاول مرة أخرى.
• حالات الفاتورة: قيد الإصدار، مستحقة، مدفوعة، ملغاة، مرفوضة.
• تمر الفواتير غير المسددة بجدول التذكيرات لديك: انظر متابعة الفواتير غير المسددة.