Facturer un abonnement et enregistrer son paiement

Vous ne créez pas les factures d'abonnement à la main. Le jour de facturation de chaque abonnement, Kluvan crée la facture de la période, et vous enregistrez les paiements en regard de celle-ci au fur et à mesure que les clients paient.

Avant de commencer

• Pour enregistrer des paiements, facturer en avance ou envoyer des rappels, vous avez besoin du droit Facturer les abonnements, encaisser leurs paiements et envoyer des rappels.
• Vérifiez où vont les factures : Paramètres → Abonnements indique soit Les factures vont en comptabilité, soit Les factures vont sur le compte du client.

Étapes

Voir les factures

1. Ouvrez Abonnements et sélectionnez le numéro de l'abonnement.
2. Lisez la carte Factures : le numéro de chaque facture (par exemple SUB-000123-4), sa date, la période couverte, le montant avec sa TVA, ce qui est payé et son statut. Avec Comptabilité, le numéro de facture de Comptabilité s'affiche en dessous.

Enregistrer un paiement

1. Sur une facture au statut Due, ouvrez Encaisser un paiement.
2. Vérifiez le montant. Il est prérempli avec ce qui reste à payer.
3. Choisissez le Mode : Espèces, Carte, Virement bancaire, Chèque ou Autre.
4. Facultatif : ajoutez une note, comme une référence de virement.
5. Sélectionnez Enregistrer. La facture affiche le paiement, et l'abonnement n'est plus en retard quand plus rien d'autre n'est en retard.

Autres actions

• Facturer ce qui est dû maintenant crée la facture d'une période échue sans attendre la prochaine exécution automatique.
• Annuler annule une facture impayée qui n'est pas dans Comptabilité (action de responsable).
• Réessayer comptabilise de nouveau une facture Refusée, après correction de la cause.
• Relancer envoie immédiatement au client un rappel pour cette facture.

Bon à savoir

• Quand Comptabilité est activée, chaque facture est une Facture fiscale de Comptabilité : une ligne pour la formule et sa période, une pour les frais de mise en service, la TVA standard de votre pays quand la formule est soumise à la TVA, et tout crédit reporté d'un changement de formule sous forme de remise. Chaque paiement enregistré est un reçu de Comptabilité affecté à cette facture.
• Sans Comptabilité, chaque facture est portée au compte du client, TVA ajoutée, et les paiements soldent le compte. Le solde apparaît dans Recouvrement, et un paiement enregistré là-bas règle d'abord les factures d'abonnement les plus anciennes.
• Les paiements faits ailleurs comptent. Un paiement enregistré dans Comptabilité en regard de la facture, ou sur le compte du client, marque la facture d'abonnement comme payée.
• Aucune période n'est facturée deux fois, même si deux exécutions de facturation se chevauchent. Un abonnement commencé dans le passé facture chaque période manquée (jusqu'à 12 à la fois).
• Refusée signifie que la facture n'a pas pu être comptabilisée, par exemple parce que Comptabilité n'est pas encore configurée ou que la période est clôturée. Corrigez la cause, puis sélectionnez Réessayer.
• Statuts des factures : En cours d'émission, Due, Payée, Annulée, Refusée.
• Les factures impayées suivent votre calendrier de rappels : voir relancer les factures impayées.