Relancer les factures d'abonnement impayées

Quand une facture d'abonnement n'est pas payée, Kluvan suit un calendrier que vous définissez : des rappels à des jours choisis, puis la suspension, puis l'annulation. La page Impayés affiche tout ce qui est dû et ce qui va se passer ensuite.

Avant de commencer

• Un responsable définit le calendrier dans Paramètres → Abonnements.
• Pour traiter la liste, vous avez besoin du droit Facturer les abonnements, encaisser leurs paiements et envoyer des rappels.

Étapes

Définir le calendrier (responsable)

1. Ouvrez Paramètres → Abonnements et allez à Rappels et relances.
2. Pour chaque étape, saisissez le nombre de jours après la facture dans Jours et choisissez Ce qui se passe : Lien de paiement, Rappel, Deuxième rappel, Suspendre ou Annuler. Par défaut : le lien de paiement au jour 0, des rappels aux jours 3 et 7, la suspension au jour 14 et l'annulation au jour 30.
3. Réglez Jours de grâce avant le retard (3 par défaut).
4. Réglez Heures calmes à partir de et Heures calmes jusqu'à (de 21:00 à 09:00 par défaut).
5. Sélectionnez Enregistrer.

Traiter la liste des impayés

1. Ouvrez Abonnements → Impayés.
2. Lisez les tuiles : le total Dû, puis les montants Jusqu'à 7 jours, 8 à 30 jours, 31 à 60 jours et Plus de 60 jours.
3. Dans la liste (les plus anciennes d'abord), lisez pour chaque facture les Jours, ce qui est Dû, les étapes Terminé et la Suivant.
4. Utilisez les boutons d'une ligne : Relancer envoie un rappel immédiatement ; Lien de paiement (ou Message à envoyer si vous n'acceptez pas les paiements en ligne) affiche le message avec un bouton Ouvrir WhatsApp ; Payée intégralement enregistre le paiement ; Annuler l'abonnement y met fin.
5. Sous À envoyer à la main, ouvrez chaque message avec Ouvrir WhatsApp, envoyez-le, puis sélectionnez Envoyé. Ou sélectionnez Ignorer.

Bon à savoir

• Une étape par jour. Chaque facture avance d'au plus une étape par jour, et jamais pendant les heures calmes. Si le calendrier a manqué des jours, il rattrape une étape à la fois. Une étape n'est jamais envoyée deux fois.
• En retard commence après les jours de grâce. Suspendre marque l'abonnement Suspendu jusqu'à son paiement ; Annuler l'annule avec le motif "impayé" et prévient le client.
• Payer y met fin. Une fois la facture payée, l'abonnement redevient actif et n'est plus suspendu, tant que rien d'autre n'est en retard.
• Comment les messages parviennent au client. Si le WhatsApp de votre organisation est connecté et que le client vous a écrit dans les dernières 24 heures, le message part dans cette conversation. Sinon, il part par e-mail, si le client a donné une adresse. Sinon, il attend sous À envoyer à la main. Kluvan n'envoie jamais de messages en masse.
• Qui ne reçoit rien. Un client marqué Sans rappels dans Recouvrement, ou qui a écrit STOP à votre WhatsApp, ne reçoit aucun message.
• Règles nationales. Le droit d'écrire à un client au sujet d'une dette, et à quelle fréquence, varie selon les pays ; gardez des réglages prudents et demandez conseil en cas de doute.
• Voir aussi : facturer et enregistrer les paiements.