Hacer seguimiento de facturas de suscripción impagadas

Cuando una factura de suscripción no se paga, Kluvan sigue el calendario que usted configura: recordatorios en los días elegidos, después suspensión y después cancelación. La página Vencidas muestra todo lo adeudado y lo que ocurrirá a continuación.

Antes de empezar

• Un responsable configura el calendario en Configuración → Suscripciones.
• Para gestionar la lista necesita el permiso Facturar suscripciones, cobrar sus pagos y enviar recordatorios.

Pasos

Configurar el calendario (responsable)

1. Abra Configuración → Suscripciones y vaya a Recordatorios y gestión de cobro.
2. Para cada paso, escriba en Días el número de días desde la factura y elija Qué ocurre: Enlace de pago, Recordatorio, Segundo recordatorio, Suspender o Cancelar. De forma predeterminada, se envía el enlace de pago el día 0, recordatorios los días 3 y 7, se suspende el día 14 y se cancela el día 30.
3. Configure Días de gracia antes de vencido (3 de forma predeterminada).
4. Configure Horario de silencio desde y Horario de silencio hasta (de 21:00 a 09:00 de forma predeterminada).
5. Seleccione Guardar.

Gestionar la lista de vencidas

1. Abra Suscripciones → Vencidas.
2. Consulte las tarjetas: el total Adeudado y después los importes de Hasta 7 días, De 8 a 30 días, De 31 a 60 días y Más de 60 días.
3. En la lista, ordenada de más antigua a más reciente, consulte los Días de cada factura, lo Adeudado, los pasos Completado y el Siguiente.
4. Use los botones de una fila: Recordar envía ahora un recordatorio; Enlace de pago (o Mensaje para enviar si no acepta pagos en línea) muestra el mensaje con el botón Abrir WhatsApp; Pagada por completo registra el pago; Cancelar suscripción la termina.
5. En Para enviar a mano, abra cada mensaje con Abrir WhatsApp, envíelo y seleccione Enviado. O seleccione Omitir.

Conviene saber

• Un paso al día. Cada factura avanza como máximo un paso al día, nunca durante el horario de silencio. Si el calendario se saltó algunos días, se pone al día un paso cada vez. Nunca se envía un paso dos veces.
• Vencidas empieza después de los días de gracia. Suspender marca la suscripción como Suspendida hasta que se pague; Cancelar la cancela con el motivo «impagada» y avisa al cliente.
• Pagar termina el proceso. Una vez pagada la factura, la suscripción vuelve a estar activa y deja de estar suspendida, siempre que no quede ninguna otra deuda vencida.
• Cómo llegan los mensajes al cliente. Si el WhatsApp de su organización está conectado y el cliente le escribió en las últimas 24 horas, el mensaje se envía en esa conversación. En caso contrario, se envía por correo electrónico si el cliente facilitó una dirección. Si tampoco es posible, espera en Para enviar a mano. Kluvan nunca envía mensajes masivos.
• Quién no recibe mensajes. Un cliente marcado como Sin recordatorios en Cobranza, o que escribió STOP a su WhatsApp, no recibe mensajes.
• Normas de cada país. La posibilidad y frecuencia de contactar a un cliente por una deuda varían según el país; mantenga valores predeterminados prudentes y consulte a un asesor si tiene dudas.
• Relacionado: facturar y registrar pagos.