Obtenir l'acceptation ou une signature papier

Le client ouvre le lien sur téléphone ou ordinateur, sans connexion, lit la proposition dans sa langue, coche les options souhaitées et répond. Kluvan conserve exactement ce qu'il a accepté et précise clairement la nature de cet accord.

Avant de commencer

• La proposition doit être envoyée : voir Envoyer et faire approuver une proposition.

Étapes

Ce que voit et fait le client

1. La page montre votre organisation, le numéro et la version de la proposition, Préparé pour, Valable jusqu'au, la lettre et les sections, puis Périmètre et prix, les totaux, les Jalons de paiement et les Conditions. Le client peut changer de langue en haut.
2. Il coche Ajouter cette option sur les lignes facultatives souhaitées ; les totaux affichés sont sans options.
3. Sous Acceptation, il saisit Vos nom et prénom, et éventuellement Une note (facultatif).
4. Il sélectionne Accepter ou Refuser. La page indique Merci. Votre acceptation est enregistrée. ou Merci. Votre réponse est enregistrée.
5. Il peut poser des questions dans Commentaires et conserver une copie avec Télécharger le PDF.

Enregistrer une signature papier

Pour une proposition réglée sur Signé sur papier, la page demande au client d'imprimer, signer et retourner le document. À réception :

1. Ouvrez la proposition. La carte Signé sur papier apparaît.
2. Saisissez le Signataire et choisissez La numérisation de l'exemplaire avec signature (PDF ou image).
3. Sélectionnez Enregistrer la signature. La proposition est acceptée et la numérisation conservée sur le contrat.

Bon à savoir

• Nature de l'acceptation en ligne. C'est un accord avec piste d'audit, pas une signature électronique. Kluvan conserve le nom saisi, l'heure, une empreinte de l'adresse du client, l'empreinte de la version, les options cochées et les totaux. La page et le PDF précisent : « Accepté en ligne avec une piste d'audit ».
• Une signature électronique qualifiée nécessite un prestataire agréé, et aucun n'est connecté actuellement. Dans certains pays, comme les Émirats arabes unis, l'Arabie saoudite et l'Égypte, l'effet juridique d'une signature électronique dépend d'un prestataire agréé : demandez à votre conseil ce qu'exige votre contrat ou utilisez une signature papier.
• Seule la dernière version envoyée peut être acceptée, tant qu'elle reste ouverte. Un clic répété donne la même réponse. Après Valable jusqu'au, la page indique Cette proposition a expiré. ; après Retirer, elle indique L'expéditeur a retiré cette proposition.
• Clients du portail. Lorsque la rubrique Contrats leur est accordée, ils y voient aussi leurs propositions, avec Ouvrir la proposition, et leurs contrats. Voir Donner accès au portail à un client.
• Le lien est privé : code long et aléatoire, absent des moteurs de recherche, avec refus après trop de tentatives.
• Ensuite : Facturer les jalons de paiement d'un contrat.