Envoyer et faire approuver une proposition

Avant l'envoi, Kluvan vérifie la proposition selon vos règles d'approbation. Une version envoyée est figée : le client lit exactement ce que vous avez envoyé et toute modification crée une nouvelle version.

Avant de commencer

• Pour envoyer : Envoyer des propositions aux clients. Pour approuver : Approuver les propositions bloquées par une règle.

Étapes

Demander une approbation si nécessaire

1. Sur la proposition, sélectionnez Demander l'approbation. Si aucune règle ne se déclenche, elle est immédiatement approuvée.
2. Sinon, elle passe à En attente d'approbation et les approbateurs reçoivent une action dans Aujourd'hui et Attend votre action.
3. L'approbateur ouvre la proposition et choisit Approuver, ou saisit Pourquoi (obligatoire) et choisit Renvoyer. Le demandeur ne peut pas approuver sa propre proposition, sauf s'il est propriétaire.

L'envoyer

1. Choisissez le Mode d'envoi : Lien uniquement, E-mail ou WhatsApp. Pour un e-mail, saisissez l'adresse ou laissez vide pour utiliser celle du client.
2. Sélectionnez Envoyer au client. La page indique Envoyé. Si une règle bloque encore, elle indique Un approbateur doit d'abord approuver cette version ; elle lui a été envoyée. Rien ne part au client.
3. Le Lien du client apparaît sous les boutons. Copiez-le pour l'envoyer dans votre propre WhatsApp ou messagerie.

La suivre

1. L'état passe d'Envoyée à Consultée lorsque le client ouvre le lien, puis Acceptée, Refusée ou Expirée après Valable jusqu'au.
2. Les questions apparaissent dans Commentaires, marquées du client. Répondez et cochez Le client voit cette réponse ; laissez décoché pour une note interne.
3. Sélectionnez un bouton PDF pour télécharger la proposition dans chaque langue disponible.

La modifier après envoi

1. Sélectionnez Nouvelle version. Une copie brouillon s'ouvre.
2. Modifiez-la et envoyez-la. La précédente devient Remplacée et le lien du client affiche la nouvelle.
3. Pour arrêter la proposition, sélectionnez Retirer : le lien cesse de fonctionner.

Bon à savoir

• Modifications liste les différences avec la précédente : lignes, prix, sections, phases, jalons, conditions, validité et total. Versions liste chaque version avec état, heure d'envoi, empreinte et PDF.
• L'empreinte représente le contenu de la version et s'imprime sur chaque page PDF ; elle montre que le texte n'a pas changé après l'envoi.
• Un lien par proposition. Il affiche toujours la dernière version envoyée ; les précédentes apparaissent comme remplacées (ctr_superseded).
• L'e-mail utilise les paramètres de votre organisation. Le choix WhatsApp n'ouvre pas une conversation ; copiez plutôt le Lien du client.
• Les approbations restent dans Contrats et ne figurent pas dans la liste d'approbations de Workflows.
• Ensuite : Obtenir l'acceptation ou une signature papier.