Activer et configurer Contrats

Contrats reste désactivé jusqu'à ce qu'un responsable l'active dans ses paramètres. Cette page contient aussi les règles d'approbation, les dates par défaut, les modes d'accord du client et vos modèles.

Avant de commencer

• Vous devez être propriétaire ou responsable.
• Clients doit être activé : Contrats utilise votre liste de clients.
• Contrats est inclus dans la formule Entreprise de services et Kluvan One. Voir Formules et offres groupées.

Étapes

Activer Contrats

1. Ouvrez Paramètres → Paramètres des contrats. Les responsables trouvent aussi un bouton Paramètres des contrats sur la page Contrats.
2. Cochez Contrats est activé et sélectionnez Enregistrer. L'app est activée pour toutes les succursales.

Définir les règles

1. Sous Approbation avant l'envoi, définissez les cas exigeant une approbation :
   • Remise supérieure à (%) : 10 initialement ; 0 signifie jamais.
   • Marge inférieure à (%) : calculée seulement si les lignes ont un coût ; 0 signifie jamais.
   • Total supérieur à : proposition dépassant ce total ; vide signifie jamais.
   • Une clause modifiée par rapport à son modèle nécessite une approbation : coché initialement.
2. Sous Dates, réglez Durée de validité d'une proposition (jours) (30), Préavis (jours) des nouveaux contrats (30), Tâche de renouvellement, jours avant la fin (90) et Rappels, jours avant la date de préavis (30, 7).
3. Sous Signature, choisissez le Mode d'accord du client des nouvelles propositions : Accepter en ligne par défaut, Signé sur papier ou Prestataire de signature.
4. Sous Lorsqu'une proposition est acceptée, conservez ou décochez Créer le projet avec les phases du périmètre (Projets activé) et Planifier les jalons de paiement.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un modèle

1. Sous Modèles, ouvrez Nouveau modèle.
2. Saisissez le Nom du modèle, choisissez Langue du document, Mode d'accord du client, Type de contrat, Durée (mois) et Préavis (jours).
3. Rédigez la Lettre d'accompagnement, jusqu'à quatre sections avec Titre de la section et Texte de la section, puis les Conditions. Les champs de fusion comme {{customer.name}} et {{org.name}} sont remplis pour chaque proposition.
4. Sélectionnez Enregistrer le modèle. Ses sections deviennent des clauses standard : leur modification dans une proposition peut nécessiter une approbation.

Bon à savoir

• Faites examiner vos modèles par votre conseil. Certains contrats, notamment immobiliers ou certains documents d'emploi, ont des exigences de forme qu'un modèle seul ne peut pas satisfaire.
• Prestataire de signature. Kluvan ne crée jamais de signatures lui-même. Aucun prestataire agréé n'est actuellement connecté : la liste affiche Aucun configuré et une proposition configurée ainsi ne peut pas être envoyée (ctr_signing). Utilisez Accepter en ligne ou Signé sur papier.
• Droits, attribués par personne dans Équipe → Utilisateurs — voir Rôles et droits : Créer et modifier des propositions, Envoyer des propositions aux clients, Approuver les propositions bloquées par une règle, Voir les accords, Gérer les accords et leurs factures, Résilier des accords. Les responsables les ont tous. Coûts et marges ne sont visibles que par les gestionnaires de contrats ou approbateurs de propositions.
• Ensuite : Créer une proposition.