Activar y configurar Contratos

Contratos permanece desactivado hasta que un gerente lo active en sus ajustes. Esa página contiene también las reglas que retienen propuestas para aprobación, fechas predeterminadas, formas de aceptación y plantillas.

Antes de empezar

• Debe ser propietario o gerente.
• Clientes debe estar activado: Contratos utiliza la lista de clientes.
• Contratos se incluye en Service Business y Kluvan One. Consulte Planes y paquetes.

Pasos

Activar Contratos

1. Abra Configuración → Configuración de Contratos. Los gerentes también tienen un botón Configuración de Contratos en Contratos.
2. Marque Contratos está activado y seleccione Guardar. Se activa en todas las sucursales.

Configurar las reglas

1. En Aprobación antes del envío, configure cuándo se necesita aprobación:
   • Descuento superior a (%): inicialmente 10; 0 significa nunca.
   • Margen inferior a (%): solo se calcula si las líneas tienen costo; 0 significa nunca.
   • Total superior a: propuestas por encima de ese total; vacío significa nunca.
   • Una cláusula modificada de su plantilla requiere aprobación: inicialmente marcado.
2. En Fechas, configure Validez de una propuesta (días), inicialmente 30, Plazo de preaviso (días) de nuevos acuerdos, 30, Tarea de renovación, días antes del final, 90, y Recordatorios, días antes del preaviso, 30, 7.
3. En Firma, elija Cómo acepta el cliente para nuevas propuestas: Aceptar en línea, opción predeterminada, Firmado en papel o Proveedor de firma.
4. En Cuando se acepta una propuesta, mantenga o desmarque Crear el proyecto con las fases del alcance (Proyectos activado) y Programar los hitos de pago.
5. Seleccione Guardar.

Añadir una plantilla

1. En Plantillas, abra Nueva plantilla.
2. Introduzca Nombre de la plantilla, elija Idioma del documento, Cómo acepta el cliente, Tipo de acuerdo, Duración (meses) y Plazo de preaviso (días).
3. Escriba la Carta de presentación, hasta cuatro secciones con Título de sección y Texto de sección, y las Condiciones. Los campos como {{customer.name}} y {{org.name}} se rellenan para cada propuesta.
4. Seleccione Guardar la plantilla. Sus secciones se convierten en cláusulas estándar; modificarlas en una propuesta puede requerir aprobación.

Conviene saber

• Pida a su asesor jurídico que revise las plantillas. Algunos contratos, como los inmobiliarios o ciertos documentos laborales, tienen requisitos formales que una plantilla por sí sola no satisface.
• Proveedor de firma. Kluvan nunca crea firmas por sí mismo. Actualmente no hay ningún proveedor autorizado conectado, por lo que la lista muestra Ninguno configurado; no puede enviarse una propuesta con ese método. Consulte ctr_signing. Use Aceptar en línea o Firmado en papel.
• Permisos, asignados por persona en Equipo → Usuarios; consulte Roles y permisos: Crear y editar propuestas, Enviar propuestas a clientes, Aprobar propuestas retenidas por una regla, Ver acuerdos, Gestionar acuerdos y sus facturas, Rescindir acuerdos. Los gerentes los tienen todos. Solo quienes gestionan acuerdos o aprueban propuestas ven costos y márgenes.
• Siguiente: Crear una propuesta.