Ativar e configurar Contratos

Contratos fica desativado até um gerente ativá-lo em suas próprias configurações. A mesma página contém regras que retêm propostas para aprovação, datas padrão, como os clientes concordam e seus modelos.

Antes de começar

• Você precisa ser proprietário ou gerente.
• Clientes deve estar ativo na organização: Contratos usa sua lista de clientes.
• Contratos vem com Service Business e Kluvan One. Veja Planos e pacotes.

Etapas

Ativar Contratos

1. Abra Configurações → Configurações de Contratos. Na página Contratos, gerentes também têm o botão Configurações de Contratos.
2. Marque Contratos está ativo e selecione Salvar. Contratos é ativado em todas as filiais.

Definir as regras

1. Em Aprovação antes do envio, defina quando uma proposta exige aprovador:
   • Desconto acima de (%): inicialmente 10; 0 significa nunca.
   • Margem abaixo de (%): conta apenas quando linhas têm custo; 0 significa nunca.
   • Total acima de: proposta acima desse total; vazio significa nunca.
   • Cláusula alterada em relação ao modelo exige aprovação: inicialmente marcado.
2. Em Datas, defina Proposta válida por (dias) (30), Prazo de aviso (dias) para novos acordos (30), Tarefa de renovação, dias antes do fim (90) e Lembretes, dias antes da data de aviso (30, 7).
3. Em Assinatura, escolha Como o cliente concorda para novas propostas: Aceitar online (padrão), Assinado em papel ou Provedor de assinatura.
4. Em Quando uma proposta é aceita, mantenha ou desmarque Criar o projeto com as fases do escopo (Projetos ativo) e Agendar os marcos de pagamento.
5. Selecione Salvar.

Adicionar um modelo

1. Em Modelos, abra Novo modelo.
2. Digite Nome do modelo, escolha Idioma do documento, Como o cliente concorda e Tipo de acordo, além de Duração (meses) e Prazo de aviso (dias).
3. Escreva a Carta de apresentação, até quatro seções (Título da seção e Texto da seção) e as Condições. Campos de mesclagem como {{customer.name}} e {{org.name}} são preenchidos para cada proposta.
4. Selecione Salvar o modelo. Suas seções viram cláusulas padrão: alterar uma na proposta pode exigir aprovação.

É bom saber

• Peça ao assessor jurídico para revisar os modelos. Alguns contratos, como documentos imobiliários ou certos documentos trabalhistas, têm requisitos formais que um modelo não atende sozinho.
• Provedor de assinatura. O Kluvan nunca cria assinaturas por conta própria. Nenhum provedor licenciado está conectado hoje, por isso a lista Provedor de assinatura mostra Nenhum configurado; uma proposta definida assim não pode ser enviada (veja ctr_signing). Use Aceitar online ou Assinado em papel.
• Permissões, marcadas por pessoa em Equipe → Usuários (veja Funções e permissões): Criar e editar propostas, Enviar propostas a clientes, Aprovar propostas retidas por uma regra, Ver acordos, Gerenciar acordos e suas faturas, Encerrar acordos. Gerentes têm todas. Custos e margens aparecem apenas para quem gerencia acordos ou aprova propostas.
• Próximo: Criar uma proposta.