Gérer les renouvellements et préavis

Chaque contrat ayant une date de fin reçoit un calendrier de renouvellement pour que la date limite de préavis ne passe pas inaperçue. Vous décidez ensuite de laisser le renouvellement se faire, de changer les conditions, d'envoyer une proposition de renouvellement ou de donner préavis.

Avant de commencer

• Vous devez avoir Gérer les accords et leurs factures ; une proposition de renouvellement nécessite aussi Créer et modifier des propositions.
• Les délais se règlent dans Paramètres des contrats : voir Activer et configurer Contrats.

Étapes

Suivre le calendrier

1. Ouvrez le contrat. À venir liste les prochaines étapes datées : Tâche de renouvellement, Rappel, Date de préavis, Fin de la durée et Jalon exigible.
2. 90 jours avant la fin, une Tâche de renouvellement arrive dans Aujourd'hui et Attend votre action : « Planifier le renouvellement de » ce contrat.
3. Des rappels suivent 30 puis 7 jours avant le Dernier jour du préavis : « la date de préavis approche ».
4. À cette date limite, le contrat indique En préavis et une action précise qu'il entre dans cette période.
5. À la fin, un contrat avec Renouvellement automatique commence seul une nouvelle période ; sinon, il devient Expiré.

Donner préavis

1. Ouvrez Donner le préavis.
2. Dans Qui donne le préavis, choisissez Nous ou Eux, puis la date de Fin.
3. Sélectionnez Enregistrer. Le contrat indique En préavis, ne se renouvelle plus automatiquement et se termine à cette date.

Renouveler le même contrat

1. Ouvrez Renouveler.
2. Saisissez la durée en mois et une Nouvelle valeur (vide = règle de renouvellement) si le prix change.
3. Sélectionnez Renouveler. Une nouvelle période commence le lendemain de la fin, dans une nouvelle version, et le contrat redevient Actif.

Envoyer une proposition de renouvellement

1. Sélectionnez Proposition de renouvellement en haut du contrat. Une nouvelle proposition s'ouvre pour le même client.
2. Modifiez-la et envoyez-la normalement. Après acceptation, l'ancien contrat indique Renouvelé, avec un lien vers celui qui l'a renouvelé.

Bon à savoir

• La date limite de préavis est la date de fin moins le délai : pour une fin au 31 décembre et un préavis de 30 jours, c'est le 1er décembre.
• Chaque étape a lieu une fois. Modifier la fin ou le préavis, par avenant ou notification de préavis, crée un nouveau calendrier avec les nouvelles dates.
• Les rappels sont des actions dans Aujourd'hui et Attend votre action pour les personnes qui gèrent les contrats ; choisissez Terminé après traitement.
• Laissez la nouvelle valeur vide pour conserver la règle de prix du renouvellement. Sauf réglage contraire, elle conserve la valeur précédente.
• Voir aussi Créer et gérer un contrat.