Créer un groupe et inviter des organisations

Un groupe relie des organisations possédant chacune leur compte Kluvan. Rien n'est partagé avant l'approbation de son propre propriétaire, qui peut quitter le groupe à tout moment.

Avant de commencer

• La création nécessite l'app Groupe : voir Formules et offres groupées. Toute organisation peut rejoindre un groupe sur invitation.
• Seul le propriétaire peut créer un groupe ou approuver une invitation.

Étapes

Créer le groupe

1. Ouvrez Groupe → Groupes.
2. Sous Créer un groupe, saisissez le Nom du groupe.
3. Sélectionnez Créer le groupe. Votre organisation devient le premier membre et vous le Propriétaire du groupe.

Inviter les autres organisations

1. Sur la ligne du groupe, choisissez Membres et paramètres.
2. Dans l'invitation, saisissez l'e-mail de connexion du propriétaire de l'autre organisation.
3. Sélectionnez Envoyer l'invitation. Elle reste sous En attente de réponse ; Annuler la retire.

Approuver une invitation — autre propriétaire

1. Le propriétaire invité reçoit un e-mail et voit l'invitation en haut de Groupe → Groupes.
2. Il coche les autorisations supplémentaires : transferts de stock ou réception de produits, prix et fournisseurs, toujours après aperçu.
3. Il choisit Approuver et rejoindre ou Refuser.

Désigner lecteurs et comptables

1. Dans Membres et paramètres, allez à Personnes et rôles.
2. Saisissez l'E-mail d'une personne travaillant dans une organisation du groupe.
3. Choisissez le Rôle : Lecteur, pour le tableau de bord, ou Comptable, aussi pour états, TVA, clôture et transferts. Aucun rôle retire la personne.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Bon à savoir

• Le consentement d'abord. Aucune donnée n'est lue avant approbation. La réponse après invitation est identique que l'adresse possède ou non un compte.
• Chaque membre choisit. Son propriétaire modifie ses autorisations dans Membres et paramètres ou choisit Quitter le groupe. La lecture de ses chiffres cesse immédiatement ; ses propres données restent intactes.
• Le propriétaire du groupe peut Retirer du groupe un membre ou Dissoudre le groupe pour arrêter la vue commune. Aucune donnée des organisations n'est supprimée.
• Limites. Maximum 20 organisations par groupe, 20 invitations par jour et 5 groupes actifs par organisation. Une invitation expire après 14 jours.
• Accès au groupe. Il faut être connecté à une organisation membre active et avoir un rôle dans le groupe. Les utilisateurs limités à une succursale ne peuvent pas ouvrir ces pages.
• Les devises différentes sont acceptées ; définissez un taux pour chacune pour l'inclure dans les totaux : voir Tableau de bord du groupe.